Zutrittskontrolle für Besucher im Unternehmen

Die häufigste Schwäche ist nicht die fehlende Sicherheitskraft, sondern die fehlende Entscheidung: Die Sicherheitskraft weiß nicht, ob „der Lieferant, der immer kommt“ einen Ausweis braucht, und jede Schicht macht es anders. Die Lösung ist eine kurze Besucherrichtlinie mit Unterschrift der Geschäftsleitung, die vier Fragen beantwortet:

• Wer hereinkommt und nach welchem Ablauf, je Besuchergruppe.
• Was ein Besucher akzeptieren muss, um einzutreten (Anmeldung, Ausweis, Begleitung, Zonen).
• Wer über Ausnahmen entscheidet – namentlich, nicht „jemand aus der Leitung“.
• Was erfasst wird, wer es sieht und wann es gelöscht wird.

Die Richtlinie geht unverändert in die Postenanweisung des Empfangs. Dort zeigt sich auch die Grenze: Postenanweisungen beschreiben, was die Sicherheitskraft beobachtet, dokumentiert und an wen sie sich wendet – sie verleihen ihr keine Befugnisse, die sie nicht hat.

• Besucher zu Terminen (Kunden, Partner): vom Gastgeber vorangemeldet, Tagesausweis, Abholung durch den Gastgeber.
• Bewerber: derselbe Ablauf, mit einem Wartebereich abseits von Arbeitsplätzen und Unterlagen.
• Kuriere und Lieferungen: bleiben am Empfang – den Umgang mit Lieferungen behandelt der Leitfaden Büro- und Empfangssicherheit.
• Fremdfirmen und Techniker: namentliche Liste, Zutritt nur zum Arbeitsbereich, für die Dauer des Auftrags (siehe unten).
• Ehemalige Mitarbeitende: werden als Besucher behandelt; ihr alter Ausweis muss bereits gesperrt sein.
• Prominente Besucher: wenige wissen vom Besuch, Abholung ohne Wartezeit in der Lobby.

Gibt es eine Gruppe, die „ohne Ablauf hereinkommt, weil wir sie kennen“, dann liegt dort Ihre Lücke.

1. Einladung und Voranmeldung: Der Gastgeber erfasst Name, Firma, Tag, Uhrzeit und Ort. Mit der Einladung erhält der Besucher die Zutrittsbedingungen und einen kurzen Hinweis zu seinen Daten (siehe unten).
2. Ankunft: Der Empfang bestätigt auf die in der Richtlinie festgelegte Weise, dass es die angemeldete Person ist, und ruft den Gastgeber.
3. Ausweis: sichtbar, am selben Tag ablaufend, nur für die Zonen des Besuchs.
4. Während des Besuchs: Der Gastgeber ist für seinen Besucher verantwortlich, bis er ihn zum Empfang zurückbringt.
5. Gehen: Uhrzeit erfasst, Ausweis zurückgegeben; ein nicht zurückgegebener Ausweis wird gesperrt.

Der am häufigsten ausgelassene Schritt ist der Abgleich am Tagesende: wie viele kamen, wie viele gingen, welcher Ausweis fehlt. Ohne ihn ist das Besucherbuch eine Liste von Ankünften, kein Bild davon, wer im Gebäude ist. Wie temporäre Ausweise technisch funktionieren, erklärt der Leitfaden Zutrittskontrolle.

• Zonen: Teilen Sie die Räume in freie Zonen (Empfang, Besprechungsräume nahe dem Eingang) und begleitete Zonen.
• Übergabe: Der Gastgeber übergibt den Besucher an eine Kollegin oder einen Kollegen, niemals an niemanden.
• Toiletten und Pausen: Legen Sie fest, welche Besucher nutzen, damit eine „kurze Abwesenheit“ kein Rundgang wird.
• Besucher allein in einer begleiteten Zone: Die Sicherheitskraft oder jeder Mitarbeitende, der ihn sieht, spricht ihn höflich an, fragt, wen er besucht, und bringt ihn zum Gastgeber oder zum Empfang zurück.

Verlässt die Sicherheitskraft ihren Posten, um jemanden zu begleiten, ist der Eingang unbesetzt. Empfängt das Unternehmen viele Besucher, ist Begleitung Aufgabe der Gastgeber – und das steht in der Richtlinie.

• Liste vor Arbeitsbeginn: die Namen aller, die kommen; Änderungen meldet die Fremdfirma, bevor die neue Person eintrifft, nicht an der Tür.
• Zwei Verantwortliche: eine Person aus Ihrem Unternehmen, die freigibt, und eine aus dem Team, die für ihre Leute einsteht.
• Ausweis oder Berechtigung: nur für Zone und Arbeitszeiten, mit Ablauf zum Auftragsende.
• Schlüssel: jeder ausgegebene Schlüssel wird mit Ausgabe- und Rückgabezeit erfasst.
• Werkzeug und Material: was in größerer Menge hinein- oder hinausgeht, wird auf einem vom Unternehmen ausgestellten Schein erfasst, damit die Materialausgabe nicht im Ermessen der Sicherheitskraft liegt.
• Arbeiten außerhalb der Geschäftszeiten: nur mit vorab schriftlich erteilter Freigabe und informierter Schicht.

Zutrittsbedingungen – Voranmeldung, Ausweis, Begleitung – sind Bedingungen des Hausherrn dafür, wer seine Räume betritt. Die Sicherheitskraft setzt sie nicht mit Befugnissen durch; sie stellt nur keinen Ausweis aus, wenn jemand sie nicht akzeptiert, und überlässt die Entscheidung der Person, die die Richtlinie benennt.

1. Regel und Grund einmal ruhig erklären: „Das ist der Ablauf des Unternehmens für alle Besucher.“
2. Den Gastgeber rufen. Wenn er möchte, kommt er herunter und trifft den Besucher am Empfang.
3. Will der Besucher eine Angabe nicht machen, entscheidet der Gastgeber oder die für Ausnahmen zuständige Person, ob es einen anderen Weg gibt – nicht die Sicherheitskraft.
4. Versucht der Besucher durchzugehen, hält die Sicherheitskraft ihn nicht fest; sie informiert die verantwortliche Person und folgt dem schriftlichen Eskalationsablauf.
5. Dokumentieren: Uhrzeit, Name wie angegeben, wen er besuchen wollte, was er abgelehnt hat, wer entschieden hat.

Ein Unternehmen, das die Sicherheitskraft „von Fall zu Fall entscheiden“ lässt, bürdet ihr eine Entscheidung auf, die nicht ihre ist. Benennen Sie namentlich, wer Ausnahmen freigibt.

Ein Besucherbuch ist eine Verarbeitung personenbezogener Daten, und das Unternehmen ist dafür verantwortlich, die Einhaltung der Grundsätze von Art. 5 DSGVO nachweisen zu können („Rechenschaftspflicht“, Abs. 2). In der Praxis:

• Festgelegter Zweck (Abs. 1 lit. b): Halten Sie fest, warum Sie das Buch führen – etwa Gebäudesicherheit und Zählung bei einer Evakuierung – und nutzen Sie es später nicht für Unvereinbares wie Marketinglisten.
• Datenminimierung (Abs. 1 lit. c): Die Daten müssen angemessen, erheblich und auf das notwendige Maß beschränkt sein. Name, Firma, Gastgeber, Kommen und Gehen genügen in der Regel; jedes weitere Feld braucht einen eigenen Grund.
• Speicherbegrenzung (Abs. 1 lit. e): Daten werden nicht länger in personenbeziehbarer Form gespeichert, als der Zweck es erfordert. Legen Sie Löschfrist und Zuständigkeit schriftlich fest.
• Vertraulichkeit (Abs. 1 lit. f): Die Tagesliste liegt nicht offen am Tresen, und der Zugriff auf ein elektronisches Besucherbuch ist personengebunden.

Bei der Erhebung muss der Besucher erfahren, wer der Verantwortliche ist und wie er ihn erreicht, den Zweck und die Rechtsgrundlage sowie die Speicherdauer oder die Kriterien dafür (Art. 13 Abs. 1 lit. a und c, Abs. 2 lit. a DSGVO). Ein kurzer Hinweis in der Einladung und ein Schild am Empfang genügen dafür. Die Regeln für Kameras am Empfang behandelt der Leitfaden Bürosicherheit.

Bei OVIT werden ungeplante Ankünfte und Vorfälle am Empfang auf der Guardly-Plattform erfasst, sodass die Geschäftsleitung dasselbe Bild sieht wie die Schicht. Fordern Sie ein Angebot an für Ihre Besucherrichtlinie und Ihren Empfang.