Bürosicherheit und Empfang: Besucher, Zutritt, Vorfälle

• Empfang: Höflichkeit und Tempo für alle, die erwartet werden.
• Kontrolle: Abgleich mit der Anmeldung des Gastgebers, Besucherausweis, Eintrag.
• Lieferungen: Annahme, Erfassung, Benachrichtigung des Empfängers.
• Eingangsbeobachtung: wer hinter wem hereinkommt, wer ohne Grund wartet.
• Erste Reaktion: medizinischer Notfall, Alarm, Räumung, Konflikt in der Lobby.

In den Unternehmensgebäuden, die OVIT schützt, übernehmen die Sicherheitsmitarbeiter in der Lobby Empfang, Paketannahme und Zutrittsprüfung gleichermaßen, mit einer auf Unternehmensumgebungen zugeschnittenen Schulung für Empfang und Notfallreaktion (Unternehmenssicherheit). Was in die Dienstanweisung gehört, zeigt der Leitfaden zur Dienstanweisung.

1. Der Gastgeber meldet Name, Firma, Tag, Uhrzeit und Besprechungsort an.
2. Bei Ankunft bestätigt der Empfang, dass es die angemeldete Person ist.
3. Der Gastgeber wird benachrichtigt und holt den Besucher in der Lobby ab.
4. Der Ausweis ist sichtbar, läuft am selben Tag ab und öffnet nur die Bereiche des Besuchs.
5. Beim Verlassen wird der Ausweis zurückgegeben; ein nicht zurückgegebener Ausweis wird gesperrt.

Ein nicht angemeldeter Besucher wartet in der Lobby, bis der Gastgeber ihn bestätigt. Er geht nicht „nur kurz“ nach oben.

Kommt bei OVIT ein Besucher außerhalb des freigegebenen Zeitfensters, teilen Empfang, Gastgeber und Sicherheit eine einzige kontrollierte Anfrage, der Sicherheitsmitarbeiter gewährt, beschränkt oder verweigert den Zutritt, und das Ereignis landet über die Guardly-Plattform in der Zeitleiste des Gebäudes.

• Annahme: Absender, Empfänger, Uhrzeit, Zustand der Verpackung.
• Interne Übergabe: Der Empfänger unterschreibt oder bestätigt die Abholung.
• Große Lieferungen und Techniker: werden wie Dienstleister behandelt, angemeldet und begleitet.
• Verdächtiges Paket: nicht bewegen, nicht öffnen; das schriftliche Verfahren befolgen und die Verantwortlichen informieren.

Ein Empfang voller Pakete achtet nicht mehr auf die Tür. Bei hohem Aufkommen braucht es eine eigene Annahmestelle oder Person; wie viele Posten nötig sind, zeigt Wie viele Sicherheitskräfte brauche ich.

• Liste nach Feierabend: namentlich, vom Kunden aktuell gehalten, mit den Zonen jeder Person.
• Teams: Reinigung und Techniker mit Uhrzeiten und Bereichen angemeldet.
• Schließrundgang: Türen, Fenster, Besprechungsräume, Sanitärräume, Parkflächen.
• Alleinarbeit: Wer länger bleibt, weiß, wie er Hilfe ruft.

Ein Rundgang mit Zeitstempel an Kontrollpunkten belegt, dass er stattfand, nicht nur, dass er geplant war. Bei OVIT sieht der Kunde Rundgänge und Vorfälle in einem Live-Bild, und in der Einsatzzentrale antwortet ein echter Mensch.

• Physische Barriere: Schnellschranken oder Drehkreuze am Eingang, wo das Gebäude es zulässt.
• Kultur: Mitarbeiter schicken Fremde zum Empfang, statt ihnen die Tür aufzuhalten.
• Reaktion des Sicherheitsmitarbeiters: höflich ansprechen, fragen, wen die Person besucht, zum Empfang begleiten, Gastgeber benachrichtigen.
• Erfassung: Jeder Fall wird notiert, damit eine wiederkehrende Tür oder Uhrzeit auffällt.

Der Sicherheitsmitarbeiter fragt und begleitet; er durchsucht und hält niemanden fest. Eskaliert die Lage, folgt er dem schriftlichen Verfahren und informiert die Verantwortlichen.

1. Legen Sie Fluchtwege, Ausgänge und Sammelplatz fest, und wer auf jeder Etage verantwortlich ist.
2. Erfassen Sie, wer Hilfe beim Verlassen braucht und wer hilft.
3. Der Empfang nimmt die aktuelle Besucherliste zum Sammelplatz mit.
4. Führen Sie die Übung durch, zählen Sie, und notieren Sie, wo Menschen aufgehalten wurden oder unsicher waren.
5. Besprechen Sie die Ergebnisse und aktualisieren Sie den Plan.

Die gesetzlichen Brandschutzpflichten hängen vom Gebäude ab und werden in diesem Leitfaden nicht behandelt; klären Sie sie mit der für den Brandschutz Ihres Gebäudes zuständigen Stelle. OVIT arbeitet mit geübten Einsatzabläufen für Brand, medizinische Notfälle und Eindringen, mit vorab abgestimmter Verbindung zu den Rettungsdiensten.

• Nur das Nötige: Die griechische Datenschutzbehörde erläutert, dass die DSGVO Maßnahmen verlangt, damit standardmäßig nur die für den Zweck erforderlichen Daten verarbeitet werden (DSGVO-Leitfaden).
• Information: Jeder hat das Recht zu erfahren, wer seine Daten verarbeitet, welche und wozu, in klarer, einfacher Sprache (Art. 12–14 DSGVO, HDPA).
• Diskretion: Die Besucherliste liegt nicht offen auf dem Tresen, wo der Nächste sie lesen kann.
• Dauer: Der Kunde legt fest, wie lange Einträge aufbewahrt werden und was danach gelöscht wird.

Für Kameras gilt: Hinweisschilder stehen vor dem Erfassungsbereich (Richtlinie 1/2011, Art. 12), Aufnahmen werden spätestens nach 15 Arbeitstagen gelöscht, wenn nichts passiert (Art. 8), und die Behörde stellt klar, dass Videoüberwachung nicht zur Überwachung oder Bewertung von Beschäftigten dienen darf (Art. 27 Gesetz 4624/2019). Mehr im Leitfaden zu Videoüberwachung und DSGVO.

Der Sicherheitsmitarbeiter am Empfang hat eine persönliche Arbeitserlaubnis der Kategorie A oder B, fünf Jahre gültig (Gesetz 2518/1997, Art. 3). Jeder Einsatz von OVIT in einem Unternehmensgebäude beginnt mit einer Prüfung der Zugänge, Besucherströme und Lobby-Abläufe. Fordern Sie ein Angebot an für Ihre Büros.