Ασφάλεια γραφείων και reception: επισκέπτες, πρόσβαση, συμβάντα

• Υποδοχή: ευγένεια και ταχύτητα για όποιον είναι αναμενόμενος.
• Έλεγχος: επαλήθευση απέναντι στη δήλωση του οικοδεσπότη, κάρτα επισκέπτη, καταγραφή.
• Παραδόσεις: παραλαβή, καταγραφή, ειδοποίηση παραλήπτη.
• Επιτήρηση εισόδου: ποιος μπαίνει πίσω από ποιον, ποιος περιμένει χωρίς λόγο.
• Πρώτη απόκριση: ιατρικό περιστατικό, συναγερμός, εκκένωση, ένταση στο lobby.

Στα εταιρικά κτίρια που φυλάσσει η OVIT, οι φύλακες του lobby κάνουν υποδοχή, διαχείριση δεμάτων και έλεγχο πρόσβασης εξίσου, με εκπαίδευση σε υποδοχή και απόκριση έκτακτης ανάγκης προσαρμοσμένη σε εταιρικούς χώρους (εταιρική ασφάλεια). Τι γράφεται στις οδηγίες θέσης, δείτε στον οδηγό για τις οδηγίες θέσης.

1. Ο οικοδεσπότης δηλώνει όνομα, εταιρεία, ημέρα, ώρα και χώρο συνάντησης.
2. Στην άφιξη, η reception επιβεβαιώνει ότι το πρόσωπο είναι αυτό που δηλώθηκε.
3. Ειδοποιείται ο οικοδεσπότης, που παραλαμβάνει τον επισκέπτη από το lobby.
4. Η κάρτα είναι ορατή, λήγει την ίδια μέρα και ανοίγει μόνο τους χώρους της επίσκεψης.
5. Στην έξοδο η κάρτα επιστρέφεται· κάρτα που δεν επέστρεψε απενεργοποιείται.

Επισκέπτης χωρίς δήλωση περιμένει στο lobby μέχρι να τον επιβεβαιώσει ο οικοδεσπότης. Δεν ανεβαίνει «για λίγο».

Στην OVIT, όταν ένας επισκέπτης φτάνει εκτός του εγκεκριμένου διαστήματος, η reception, ο οικοδεσπότης και η ασφάλεια μοιράζονται ένα ελεγχόμενο αίτημα, ο φύλακας εκδίδει, περιορίζει ή αρνείται την πρόσβαση, και το συμβάν μπαίνει στο χρονολόγιο του κτιρίου μέσω της πλατφόρμας Guardly.

• Παραλαβή: αποστολέας, παραλήπτης, ώρα, κατάσταση συσκευασίας.
• Παράδοση εσωτερικά: ο παραλήπτης υπογράφει ή επιβεβαιώνει ότι το πήρε.
• Μεγάλες παραδόσεις και τεχνικοί: αντιμετωπίζονται ως εργολάβοι, με δήλωση και συνοδεία.
• Ύποπτο δέμα: δεν μετακινείται και δεν ανοίγεται· ακολουθείται η γραπτή διαδικασία και ενημερώνεται ο υπεύθυνος.

Η reception που γεμίζει δέματα χάνει την προσοχή της από την είσοδο. Αν ο όγκος είναι μεγάλος, ορίστε χωριστό σημείο ή χωριστό πρόσωπο για τις παραλαβές· πόσες θέσεις χρειάζονται αναλύεται στον οδηγό πόσους φύλακες χρειάζομαι.

• Λίστα εκτός ωραρίου: ονομαστική, ενημερωμένη από τον πελάτη, με τις ζώνες κάθε προσώπου.
• Συνεργεία: καθαριότητα και τεχνικοί δηλώνονται με ώρες και χώρους.
• Γύρος κλεισίματος: πόρτες, παράθυρα, αίθουσες συσκέψεων, τουαλέτες, χώροι στάθμευσης.
• Μοναχική εργασία: όποιος εργαζόμενος μένει αργά ξέρει πώς να ζητήσει βοήθεια.

Κάθε γύρος με χρονοσήμανση σε σημεία ελέγχου δείχνει ότι έγινε, όχι μόνο ότι προγραμματίστηκε. Στην OVIT, ο πελάτης βλέπει γύρους και συμβάντα σε μία ζωντανή εικόνα, και στο κέντρο επιχειρήσεων απαντά πραγματικός άνθρωπος.

• Φυσικό εμπόδιο: πύλες ή τουρνικέ στην είσοδο, όπου το κτίριο το επιτρέπει.
• Κουλτούρα: οι εργαζόμενοι παραπέμπουν τον άγνωστο στη reception αντί να του κρατούν την πόρτα.
• Αντίδραση φύλακα: πλησιάζει ευγενικά, ρωτά ποιον επισκέπτεται, τον συνοδεύει στη reception και ειδοποιεί τον οικοδεσπότη.
• Καταγραφή: κάθε περίπτωση γράφεται, ώστε να φαίνεται αν μια πόρτα ή μια ώρα επαναλαμβάνεται.

Ο φύλακας ρωτά και συνοδεύει· δεν ψάχνει και δεν κρατά κανέναν. Αν η κατάσταση κλιμακωθεί, ακολουθεί τη γραπτή διαδικασία και ενημερώνει τον υπεύθυνο.

1. Ορίστε διαδρομές, εξόδους και σημείο συγκέντρωσης, και ποιος είναι υπεύθυνος σε κάθε όροφο.
2. Καταγράψτε όσους χρειάζονται βοήθεια για να βγουν, και ποιος τους βοηθά.
3. Η reception παίρνει στο σημείο συγκέντρωσης την τρέχουσα λίστα επισκεπτών.
4. Κάντε την άσκηση, μετρήστε, και σημειώστε πού καθυστέρησαν ή μπερδεύτηκαν οι άνθρωποι.
5. Συζητήστε τα ευρήματα και ενημερώστε το σχέδιο.

Οι νόμιμες υποχρεώσεις πυρασφάλειας εξαρτώνται από το κτίριο και δεν καλύπτονται σε αυτόν τον οδηγό· επιβεβαιώστε τες με τον αρμόδιο για την πυρασφάλεια του κτιρίου σας. Η OVIT εφαρμόζει σενάρια απόκρισης με ασκήσεις για πυρκαγιά, ιατρικό περιστατικό και εισβολή, με προσυμφωνημένη συνεργασία με τις υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης.

• Μόνο τα απαραίτητα: η Αρχή Προστασίας Δεδομένων αναφέρει ότι ο ΓΚΠΔ απαιτεί μέτρα ώστε, εξ ορισμού, να υφίστανται επεξεργασία μόνο τα δεδομένα που είναι απαραίτητα για τον σκοπό (οδηγός ΓΚΠΔ).
• Ενημέρωση: κάθε πρόσωπο έχει δικαίωμα να γνωρίζει ποιος επεξεργάζεται τα δεδομένα του, ποια είναι και για ποιον λόγο, με σαφείς πληροφορίες σε απλή γλώσσα (άρθρα 12–14 ΓΚΠΔ, ΑΠΔΠΧ).
• Διακριτικότητα: η λίστα επισκεπτών δεν μένει ανοιχτή στον πάγκο για να τη διαβάσει ο επόμενος.
• Διάρκεια: ο πελάτης ορίζει πόσο κρατιούνται οι εγγραφές και τι διαγράφεται μετά.

Για τις κάμερες: οι πινακίδες μπαίνουν πριν από το πεδίο τους (Οδηγία 1/2011, άρθρο 12), το υλικό διαγράφεται σε 15 εργάσιμες ημέρες το πολύ αν δεν υπάρξει περιστατικό (άρθρο 8), και η Αρχή αναφέρει ότι η βιντεοεπιτήρηση δεν επιτρέπεται για παρακολούθηση ή αξιολόγηση εργαζομένων (άρθρο 27 ν. 4624/2019). Περισσότερα στον οδηγό για κάμερες και GDPR.

Ο φύλακας της reception έχει προσωπική άδεια εργασίας κατηγορίας Α΄ ή Β΄, πενταετούς ισχύος (ν. 2518/1997, άρθρο 3). Κάθε συνεργασία της OVIT σε εταιρικό κτίριο ξεκινά με αυτοψία των σημείων πρόσβασης, της ροής επισκεπτών και των διαδικασιών του lobby. Ζητήστε πρόταση για τα γραφεία σας.