Οδηγίες θέσης (post orders): πώς τις γράφετε

Η σύμβαση λέει τι αγοράζει ο πελάτης. Οι οδηγίες θέσης λένε πώς δίνεται αυτό στην πράξη, σε έναν συγκεκριμένο χώρο. Χωρίς αυτές, η υπηρεσία εξαρτάται από τη μνήμη του κάθε φύλακα.

• Συνέπεια: ο αντικαταστάτης της Κυριακής κάνει τα ίδια με τον μόνιμο φύλακα.
• Γρήγορη ένταξη: ένας νέος φύλακας μαθαίνει τη θέση από ένα έγγραφο, όχι από φήμες.
• Λογοδοσία: ο πελάτης και ο επόπτης έχουν κάτι συγκεκριμένο να ελέγξουν.

• Καθήκοντα: τι κάνει ο φύλακας, με ρήματα: «ελέγχει», «καταγράφει», «ενημερώνει». Όχι «φροντίζει για την ασφάλεια».
• Ωράριο: ώρες της θέσης, πότε γίνεται η παράδοση και τι παραδίδεται (κλειδιά, εξοπλισμός, εκκρεμότητες).
• Κανόνες πρόσβασης: ποιος μπαίνει, από πού, με τι στοιχεία· πώς καταγράφονται επισκέπτες, προμηθευτές και οχήματα.
• Διαδρομή περιπολίας: σημεία ελέγχου, σειρά και συχνότητα, με κάτοψη αν υπάρχει.
• Έκτακτες ανάγκες: φωτιά, ιατρικό περιστατικό, διάρρηξη, διακοπή ρεύματος, εκκένωση — σε συμφωνία με το σχέδιο έκτακτης ανάγκης του κτιρίου.
• Επαφές: επόπτης, ομάδα επιχειρήσεων, υπεύθυνος πελάτη, συντήρηση, υπηρεσίες έκτακτης ανάγκης.
• Κλιμάκωση: ποιος ενημερώνεται, με ποια σειρά και σε πόσο χρόνο.
• Αναφορές: τι γράφεται σε κάθε βάρδια και σε κάθε συμβάν, και πού.
• Απαγορευμένες ενέργειες: τι δεν κάνει ποτέ ο φύλακας στη θέση.
• Έλεγχος εκδόσεων: αριθμός έκδοσης, ημερομηνία, ποιος ενέκρινε, τι άλλαξε.

1. Στοιχεία εγγράφου: θέση, χώρος, αριθμός έκδοσης, ημερομηνία ισχύος, υπογραφές έγκρισης.
2. Περιγραφή χώρου: είσοδοι, κρίσιμα σημεία, ώρες λειτουργίας, κάτοψη.
3. Ωράριο και παράδοση βάρδιας: ώρες, λίστα παράδοσης.
4. Καθήκοντα ανά ώρα: τι γίνεται στην έναρξη, στη διάρκεια και στο τέλος της βάρδιας.
5. Έλεγχος πρόσβασης: κανόνες για προσωπικό, επισκέπτες, προμηθευτές, οχήματα.
6. Περιπολίες: διαδρομή, σημεία ελέγχου, συχνότητα.
7. Διαδικασίες έκτακτης ανάγκης: ένα σύντομο βήμα-βήμα ανά σενάριο.
8. Επαφές: ονόματα, ρόλοι, τηλέφωνα, ώρες διαθεσιμότητας.
9. Κλιμάκωση: ποιος, με ποια σειρά, σε πόσο χρόνο.
10. Αναφορές: τι, πότε, πού καταγράφεται.
11. Απαγορευμένες ενέργειες.
12. Ιστορικό αλλαγών και υπογραφή ανάγνωσης από κάθε φύλακα.

Γράψτε για τον φύλακα που θα τις διαβάσει στις 3 τα ξημερώματα: σύντομες προτάσεις, ένα βήμα ανά γραμμή, καμία γενικότητα.

Όπου μια οδηγία αφορά πρόσωπο — έναν ύποπτο, έναν επιθετικό επισκέπτη, μια κλοπή — γράψτε τι παρατηρεί, καταγράφει και ποιον ενημερώνει ο φύλακας, και πότε καλούνται οι αρμόδιες αρχές. Αν ο πελάτης ζητήσει κάτι περισσότερο, η εταιρεία φύλαξης πρέπει να επιβεβαιώσει ότι είναι νόμιμο πριν γραφτεί.

• Βιντεοεπιτήρηση: αν η θέση παρακολουθεί κάμερες, η Αρχή Προστασίας Δεδομένων επισημαίνει ότι οι κάμερες δεν χρησιμοποιούνται για παρακολούθηση ή αξιολόγηση εργαζομένων (άρθρο 27 ν. 4624/2019).
• Διατήρηση υλικού: η Οδηγία 1/2011 ορίζει διαγραφή το αργότερο σε 15 εργάσιμες ημέρες αν δεν υπάρξει συμβάν (άρθρο 8). Οι οδηγίες θέσης πρέπει να συμφωνούν με αυτό, όχι να το παρακάμπτουν.
• Πινακίδες: εμφανείς πινακίδες πριν από το πεδίο λήψης (άρθρο 12) — ο φύλακας μπορεί να ελέγχει ότι παραμένουν στη θέση τους.

• Πελάτης: ο υπεύθυνος του χώρου επιβεβαιώνει κανόνες πρόσβασης, ωράρια, επαφές και προτεραιότητες.
• Εταιρεία φύλαξης: ο επόπτης ή ο υπεύθυνος επιχειρήσεων επιβεβαιώνει ότι οι οδηγίες εκτελούνται με το προσωπικό και τις ώρες που συμφωνήθηκαν, και ότι μένουν μέσα στον νόμο.
• Φύλακες: κάθε φύλακας που καλύπτει τη θέση υπογράφει ότι διάβασε την τρέχουσα έκδοση.

Ζητήστε οι οδηγίες θέσης να αναφέρονται στη σύμβαση. Δείτε τις ερωτήσεις πριν υπογράψετε με εταιρεία security.

• Αφορμές: νέες είσοδοι ή ωράρια, αλλαγή επαφών, εργασίες, νέος εξοπλισμός, ένα συμβάν που έδειξε κενό.
• Έκδοση: νέος αριθμός, ημερομηνία ισχύος, σύντομη σημείωση για το τι άλλαξε.
• Απόσυρση: οι παλιές εκδόσεις φεύγουν από τη θέση, ώστε να υπάρχει μόνο μία ισχύουσα.
• Ενημέρωση: ο επόπτης εξηγεί την αλλαγή στους φύλακες και παίρνει νέες υπογραφές ανάγνωσης.