Διαχείριση κλειδιών σε εταιρεία φύλαξης

• Κωδικός: μοναδικός για κάθε κλειδί, ίδιος στο μπρελόκ και στο βιβλίο.
• Τι ανοίγει: περιγραφή που καταλαβαίνει ο φύλακας («πόρτα φόρτωσης Β»), γραμμένη μόνο στο βιβλίο, όχι πάνω στο κλειδί.
• Αντίγραφα: πόσα υπάρχουν συνολικά και ποιος κρατά τα υπόλοιπα, για να ξέρετε τι λείπει όταν κάτι χαθεί.
• Αλυσίδα παραλαβής: ποιος το παρέλαβε, από ποιον, πότε, για ποιο λόγο, και πότε το επέστρεψε — με υπογραφή και των δύο.
• Παραλαβή από τον πελάτη: ένα πρωτόκολλο στην αρχή της σύμβασης με κάθε κλειδί και κάρτα που παραδόθηκε, υπογεγραμμένο από τα δύο μέρη.

Το βιβλίο κλειδιών δεν είναι το ημερολόγιο της θέσης. Κρατήστε το χωριστά, ώστε να ελέγχεται μόνο του και να μην το διαβάζει όποιος ανοίγει το ημερολόγιο.

• Σφραγισμένα ή κωδικοποιημένα μπρελόκ: αριθμός ή γραμμωτός κωδικός, χωρίς όνομα επιχείρησης, διεύθυνση ή λογότυπο.
• Χωριστή λίστα αντιστοίχισης: σε άλλο σημείο από τα κλειδιά, με πρόσβαση μόνο στον επόπτη και σε όσους ορίζονται γραπτά.
• Κλειδοθήκη ή χρηματοκιβώτιο: κλειδωμένη, στερεωμένη, με ορισμένα πρόσωπα που την ανοίγουν. Κλειδιά σε συρτάρι γραφείου δεν είναι φύλαξη κλειδιών.
• Σφράγιση κλειδιών έκτακτης ανάγκης: σε φάκελο ή σακουλάκι με αριθμημένη σφραγίδα· αν η σφραγίδα σπάσει, γράφεται γιατί.
• Ηλεκτρονική κλειδοθήκη: όπου υπάρχει, καταγράφει ποιος πήρε ποιο κλειδί και πότε. Το αρχείο αυτό είναι κι αυτό προσωπικά δεδομένα — βλ. παρακάτω.

Η γενική λίστα παράδοσης βάρδιας περιγράφεται στον οδηγό για το briefing και την παράδοση βάρδιας. Για τα κλειδιά, προσθέστε τρία πράγματα:

1. Καταμέτρηση ανά κωδικό, όχι «όλα εντάξει»: ο φύλακας που έρχεται βλέπει κάθε κωδικό στην κλειδοθήκη ή στο βιβλίο.
2. Κλειδιά εκτός κλειδοθήκης: ποιος τα έχει (εργολάβος, συνεργείο καθαρισμού, υπάλληλος του πελάτη) και πότε πρέπει να επιστραφούν.
3. Σπασμένες σφραγίδες: κάθε σφραγισμένος φάκελος που ανοίχτηκε στη βάρδια, με αιτία και νέα σφραγίδα.

Ένα κλειδί που «κάπου είναι» στο τέλος της βάρδιας είναι ανοιχτό θέμα από εκείνη τη στιγμή — όχι το πρωί που θα το χρειαστεί κάποιος.

1. Αναφορά: ο φύλακας ενημερώνει τον επόπτη μόλις το διαπιστώσει, και ο επόπτης τον πελάτη — με ώρα, κωδικό και τελευταίο κάτοχο από το βιβλίο.
2. Εκτίμηση: τι ανοίγει; είχε το μπρελόκ διεύθυνση ή λογότυπο; πότε το είδε κάποιος τελευταία φορά; υπάρχουν αντίγραφα σε άλλα χέρια;
3. Άμεσα μέτρα: απενεργοποίηση της κάρτας στο σύστημα ελέγχου πρόσβασης, επιπλέον περιπολία στο σημείο, έλεγχος αν η πόρτα κλειδώνει και με άλλον τρόπο.
4. Απόφαση του πελάτη: αλλαγή κυλίνδρου, αλλαγή κωδικών, ή καταγραφή χωρίς αλλαγή — γραπτά, με ημερομηνία.
5. Κλείσιμο: ενημέρωση του βιβλίου, και ποιος πληρώνει την αλλαγή όπως ορίζει η σύμβαση.

Καταγράψτε την απώλεια ως συμβάν, όχι ως σημείωση. Όπου η φύλαξη γίνεται με την πλατφόρμα Guardly της OVIT, ο πελάτης βλέπει τα συμβάντα στην ίδια ζωντανή εικόνα με τις περιπολίες και τις αναφορές.

Τον ρόλο του υπευθύνου κλειδιών και τη σειρά των ενεργειών όταν χτυπά συναγερμός τα περιγράφει ο οδηγός για συναγερμό και αστυνομία. Εδώ μένει η πλευρά των ίδιων των κλειδιών:

• Ποια κλειδιά και ποιοι κωδικοί δίνονται στον φύλακα ανταπόκρισης — όσα χρειάζονται για τη διαδρομή του, όχι ολόκληρη η αρμαθιά.
• Πού φυλάσσονται όταν δεν χρησιμοποιούνται, και ποιος μπορεί να ανοίξει τη σφραγίδα.
• Πώς επιστρέφονται μετά το συμβάν και ποιος υπογράφει.
• Τι γίνεται με τα κλειδιά αν αλλάξει ο υπεύθυνος κλειδιών του πελάτη ή λήξει η σύμβαση.

Το άρθρο 5 του ΓΚΠΔ ορίζει, μεταξύ άλλων, ότι τα δεδομένα συλλέγονται για καθορισμένους σκοπούς, περιορίζονται στα αναγκαία, είναι ακριβή, διατηρούνται μόνο όσο απαιτείται για τον σκοπό και προστατεύονται από μη εξουσιοδοτημένη επεξεργασία και τυχαία απώλεια. Ο υπεύθυνος επεξεργασίας πρέπει να μπορεί να αποδείξει ότι τα τηρεί (άρθρο 5 §2).

• Ελαχιστοποίηση: όνομα, ώρα, κωδικός κλειδιού, υπογραφή. Όχι αριθμός ταυτότητας ή διεύθυνση κατοικίας, αν δεν χρειάζονται.
• Ακρίβεια: η λίστα υπευθύνων κλειδιών ενημερώνεται όταν κάποιος φεύγει ή αλλάζει τηλέφωνο.
• Περίοδος διατήρησης: συμφωνήστε γραπτά για πόσο κρατιούνται οι παλιές σελίδες και τα αρχεία της ηλεκτρονικής κλειδοθήκης, και τι γίνεται στη λήξη της σύμβασης.
• Πρόσβαση: όσοι έχουν πρόσβαση στο αρχείο το επεξεργάζονται μόνο κατ’ εντολή του υπευθύνου επεξεργασίας (άρθρο 32 §4)· κλειδωμένο βιβλίο, κωδικοί στο ηλεκτρονικό σύστημα.

Αν χαθεί το ίδιο το βιβλίο ή η λίστα αντιστοίχισης κωδικών, μπορεί να πρόκειται για παραβίαση δεδομένων: ο ΓΚΠΔ ζητά γνωστοποίηση στην εποπτική αρχή αμελλητί και, αν είναι δυνατό, εντός 72 ωρών, εκτός αν δεν ενδέχεται να προκαλέσει κίνδυνο (άρθρο 33 §1). Ορίστε στη σύμβαση ποιος είναι ο υπεύθυνος επεξεργασίας και ποιος ειδοποιεί ποιον.

• Στη [σύμβαση](/guides/security-guard-contract-terms): ποια κλειδιά και κάρτες παραδίδονται, πρωτόκολλο παραλαβής και επιστροφής, ποιος αποφασίζει και ποιος πληρώνει αλλαγή κλειδαριάς σε απώλεια, προσωπικά δεδομένα του βιβλίου, επιστροφή όλων στη λήξη.
• Στις [οδηγίες θέσης](/guides/security-post-orders): πού είναι η κλειδοθήκη, ποιος την ανοίγει, ποια κλειδιά δίνονται σε ποιον (εργολάβους, καθαρισμό), τι κάνει ο φύλακας αν λείπει κλειδί.
• Καταμέτρηση από τον επόπτη: σε τακτά διαστήματα που ορίζονται γραπτά, κάθε κωδικός ελέγχεται με το βιβλίο και κάθε διαφορά γίνεται συμβάν.
• Έλεγχος από τον πελάτη: ζητήστε να δείτε το βιβλίο και να ανοίξει η κλειδοθήκη μπροστά σας, στο πλαίσιο του ελέγχου της εταιρείας φύλαξης.