La gestion des clés dans une société de gardiennage

• Code : unique pour chaque clé, identique sur l’étiquette et dans le registre.
• Ce qu’elle ouvre : une description claire pour l’agent (« porte de quai B »), écrite uniquement dans le registre, jamais sur la clé.
• Copies : combien il en existe et qui détient les autres, pour savoir ce qui manque en cas de perte.
• Traçabilité : qui l’a prise, à qui, quand, pourquoi, et quand elle a été rendue — signé par les deux.
• Remise par le client : un procès-verbal en début de contrat listant chaque clé et badge remis, signé par les deux parties.

Le registre des clés n’est pas la main courante du poste. Tenez-le à part, pour qu’il puisse être contrôlé seul et ne soit pas lu par quiconque ouvre la main courante.

• Étiquettes scellées ou codées : un numéro ou un code-barres, sans nom d’entreprise, adresse ni logo.
• Liste de correspondance séparée : rangée ailleurs que les clés, accessible au seul superviseur et aux personnes désignées par écrit.
• Armoire à clés ou coffre : fermé, fixé, ouvert par des personnes nommées. Des clés dans un tiroir de bureau, ce n’est pas une gestion des clés.
• Clés de secours scellées : dans une enveloppe ou un sachet à scellé numéroté ; si le scellé est rompu, la raison est consignée.
• Armoire à clés électronique : là où elle existe, elle enregistre qui a pris quelle clé et quand. Ce journal est lui aussi une donnée personnelle — voir plus bas.

La liste générale de relève figure dans le guide sur le briefing et la relève. Pour les clés, ajoutez trois points :

1. Comptage par code, pas « tout va bien » : l’agent entrant voit chaque code dans l’armoire ou au registre.
2. Clés sorties de l’armoire : qui les détient (entreprise extérieure, équipe de nettoyage, personnel du client) et quand elles doivent revenir.
3. Scellés rompus : chaque enveloppe scellée ouverte pendant la vacation, avec la raison et un nouveau scellé.

Une clé qui est « quelque part » en fin de vacation est un point ouvert dès cet instant — pas le lendemain matin, quand quelqu’un en a besoin.

1. Signalement : l’agent prévient le superviseur dès qu’il constate la perte, et le superviseur le client — avec l’heure, le code et le dernier détenteur selon le registre.
2. Évaluation : qu’ouvre-t-elle ? L’étiquette portait-elle une adresse ou un logo ? Quand a-t-elle été vue pour la dernière fois ? Des copies sont-elles entre d’autres mains ?
3. Mesures immédiates : désactivation du badge dans le contrôle d’accès, ronde supplémentaire à cet endroit, vérification que la porte peut être sécurisée autrement.
4. Décision du client : changement de cylindre, changement de codes, ou simple consignation — par écrit, datée.
5. Clôture : mise à jour du registre, et prise en charge du coût selon le contrat.

Consignez la perte comme un incident, pas comme une note. Là où le gardiennage s’appuie sur la plateforme Guardly d’OVIT, le client voit les incidents dans la même image en direct que les rondes et les rapports.

Le rôle du détenteur de clés et l’ordre des actions quand l’alarme se déclenche sont traités dans le guide alarme et police. Reste ici la question des clés elles-mêmes :

• Quelles clés et quels codes sont confiés à l’agent d’intervention — seulement ce qu’exige son itinéraire, pas tout le trousseau.
• Où elles sont conservées hors utilisation, et qui peut rompre le scellé.
• Comment elles sont restituées après l’événement, et qui signe.
• Ce qu’elles deviennent si le détenteur de clés du client change ou si le contrat prend fin.

L’article 5 du RGPD exige notamment que les données soient collectées pour des finalités déterminées, limitées au nécessaire, exactes, conservées seulement le temps requis par la finalité et protégées contre le traitement non autorisé et la perte accidentelle. Le responsable du traitement doit pouvoir démontrer le respect de ces principes (art. 5 §2).

• Minimisation : nom, heure, code de la clé, signature. Pas de numéro de pièce d’identité ni d’adresse personnelle s’ils ne sont pas nécessaires.
• Exactitude : la liste des détenteurs de clés est mise à jour quand quelqu’un part ou change de numéro.
• Durée de conservation : convenez par écrit de la durée de conservation des anciennes pages et des journaux de l’armoire électronique, et de leur sort en fin de contrat.
• Accès : les personnes qui ont accès au registre ne le traitent que sur instruction du responsable du traitement (art. 32 §4) ; registre sous clé, mots de passe sur le système électronique.

Si le registre lui-même ou la liste des codes est perdu, il peut s’agir d’une violation de données : le RGPD impose une notification à l’autorité de contrôle dans les meilleurs délais et, si possible, dans les 72 heures, sauf si elle n’est pas susceptible d’engendrer un risque (art. 33 §1). Précisez au contrat qui est responsable du traitement et qui prévient qui.

• Dans le [contrat](/guides/security-guard-contract-terms) : clés et badges remis, procès-verbaux de remise et de restitution, qui décide et qui paie un changement de serrure après une perte, données personnelles du registre, restitution complète en fin de contrat.
• Dans les [consignes de poste](/guides/security-post-orders) : emplacement de l’armoire, qui l’ouvre, quelles clés sont remises à qui (entreprises extérieures, nettoyage), que fait l’agent si une clé manque.
• Comptages du superviseur : à une fréquence fixée par écrit, chaque code est rapproché du registre et chaque écart devient un incident.
• Contrôles du client : demandez à voir le registre et à faire ouvrir l’armoire devant vous, dans le cadre de l’audit de votre prestataire.