Έλεγχος (audit) της εταιρείας φύλαξης: πώς τον κάνει ο πελάτης

• Κάλυψη: είναι ο φύλακας στη θέση του, με στολή και ταυτοποίηση;
• Γνώση της θέσης: ξέρει τις οδηγίες θέσης, ποιον καλεί σε συμβάν, πού είναι τα κλειδιά και οι έξοδοι κινδύνου;
• Αρχεία: είναι η αναφορά βάρδιας ενημερωμένη μέχρι εκείνη την ώρα;
• Εξοπλισμός: λειτουργούν ο φακός, ο ασύρματος ή το τηλέφωνο, η συσκευή σάρωσης σημείων ελέγχου;
• Ώρα της επίσκεψης: σημειώστε την, για να τη συγκρίνετε μετά με τα αρχεία.

Ο αιφνίδιος έλεγχος γίνεται με σεβασμό. Μιλάτε στον φύλακα κανονικά, δεν τον «παγιδεύετε», και τα ευρήματα τα συζητάτε με τον υπεύθυνο του παρόχου, όχι μπροστά σε τρίτους.

• Η επίσκεψή σας: εμφανίζεται στην αναφορά βάρδιας της ημέρας;
• Περιπολίες: οι ώρες των σημείων ελέγχου είναι λογικές για την απόσταση ανάμεσά τους; Σειρές σε στρογγυλές ώρες είναι σημάδι αναφορών γραμμένων εκ των υστέρων.
• Ωράρια: οι ώρες των βαρδιών ταιριάζουν με το πρόγραμμα που σας έχει δοθεί;
• Συμβάντα: ό,τι μάθατε από το προσωπικό σας υπάρχει στις αναφορές συμβάντων;
• Δείγμα: διαλέξτε μερικές τυχαίες βάρδιες του μήνα και ζητήστε όλα τα αρχεία τους.

Η σύγκριση είναι πιο εύκολη όταν τα αρχεία έχουν χρονοσήμανση και βγαίνουν από σημεία ελέγχου. Τα ίδια δεδομένα τροφοδοτούν και τους δείκτες απόδοσης που παρακολουθείτε κάθε μήνα.

• Άδεια της εταιρείας: δεν μεταβιβάζεται, ισχύει πέντε χρόνια και ανανεώνεται για άλλα πέντε αν πληρούνται ακόμη οι προϋποθέσεις (άρθρο 2 §3 του ν. 2518/1997).
• Άδεια εργασίας κάθε φύλακα: το προσωπικό χρειάζεται άδεια εργασίας κατηγορίας Α ή Β (άρθρο 3 §1)· η άδεια είναι προσωπική, ισχύει πέντε χρόνια και ανανεώνεται (άρθρο 3 §6).
• Μηνιαία κατάσταση προσωπικού: η εταιρεία υποβάλλει κάθε μήνα στην αστυνομία κατάσταση με τον αριθμό άδειας εργασίας και τη θέση κάθε εργαζομένου (άρθρο 4). Ζητήστε επιβεβαίωση ότι οι φύλακες του χώρου σας περιλαμβάνονται σε αυτήν.
• Έγγραφα της εταιρείας: πρέπει να αναγράφουν τον αριθμό της άδειάς της (άρθρο 4 §1(α), όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 159 του ν. 5187/2025). Ελέγξτε σύμβαση και τιμολόγια.

Για το πώς ελέγχεται μια άδεια βήμα προς βήμα, δείτε τον οδηγό έλεγχος άδειας εταιρείας security. Στον έλεγχο, το ερώτημα δεν είναι μόνο αν υπάρχουν οι άδειες, αλλά αν ισχύουν σήμερα και αν αφορούν τα πρόσωπα που βλέπετε στη θέση.

• Εκπαίδευση στη θέση: κάθε νέος φύλακας ενημερώθηκε για τον χώρο σας πριν από την πρώτη του βάρδια; Από ποιον, και υπάρχει υπογραφή;
• Οδηγίες θέσης: όταν άλλαξαν οι οδηγίες, ενημερώθηκαν όλοι οι φύλακες που καλύπτουν τη θέση;
• Διαδικασίες έκτακτης ανάγκης: ξέρουν οι φύλακες τι κάνουν σε φωτιά, εκκένωση, ιατρικό περιστατικό; Ρωτήστε τους στον αιφνίδιο έλεγχο.
• Ό,τι προβλέπει η σύμβαση: αν η σύμβαση ορίζει συγκεκριμένη εκπαίδευση, ζητήστε την απόδειξη.

Ένα πιστοποιητικό στον φάκελο δεν λέει αν ο φύλακας ξέρει τον δικό σας χώρο. Η καλύτερη απόδειξη εκπαίδευσης είναι μια σωστή απάντηση στη θέση.

1. Διαλέξτε συμβάντα διαφορετικών τύπων, όχι μόνο τα σοβαρά.
2. Συγκρίνετε τις ενέργειες με τις οδηγίες θέσης.
3. Ελέγξτε την αλυσίδα ενημέρωσης: ποιος ειδοποιήθηκε, με ποια σειρά, με ποια καθυστέρηση.
4. Δείτε αν η αναφορά συμβάντος γράφτηκε την ώρα που έγινε το συμβάν ή αργότερα.
5. Ρωτήστε τι άλλαξε μετά: οδηγίες, διαδρομή περιπολίας, εκπαίδευση.

Ένα συμβάν χωρίς συνέχεια είναι χαμένη ευκαιρία. Ο καλός πάροχος δεν απαντά μόνο «το χειριστήκαμε»· δείχνει τι έμαθε.

• Ημερομηνία και εύρος: τι ελέγχθηκε και για ποια περίοδο.
• Ευρήματα: καθένα με το στοιχείο που το δείχνει — ώρα επίσκεψης, αρχείο, φωτογραφία του χώρου.
• Βαρύτητα: τι είναι κρίσιμο (ακάλυπτη θέση, ληγμένη άδεια) και τι είναι βελτίωση.
• Ενέργειες: τι ζητάτε, από ποιον, μέχρι πότε.
• Απάντηση του παρόχου: γραπτή, μέσα σε συμφωνημένο διάστημα.
• Επανέλεγχος: ημερομηνία για να επιβεβαιωθεί ότι τα ευρήματα έκλεισαν.

Αν τα ίδια κρίσιμα ευρήματα επανέρχονται, το πρόβλημα είναι η εποπτεία του παρόχου. Τότε επανεξετάστε τη συνεργασία με τα κριτήρια του οδηγού πώς επιλέγω εταιρεία φύλαξης ή δείτε πώς αλλάζετε εταιρεία. Οι υπηρεσίες της OVIT βασίζονται σε τοπικές ομάδες και σε ένα επιχειρησιακό κέντρο όπου απαντά πραγματικός άνθρωπος.