Σύμβαση φύλαξης: οι όροι που πρέπει να υπάρχουν

• Θέσεις: κάθε θέση με όνομα και τοποθεσία (π.χ. «κεντρική πύλη», «περιπολία περιμέτρου»).
• Ωράριο: ώρες ανά ημέρα, μαζί με Κυριακές και αργίες, σε πίνακα. Όχι «24ωρη φύλαξη» χωρίς ανάλυση.
• Οδηγίες θέσης (post orders): τι κάνει ο φύλακας, τι δεν κάνει, ποιον ειδοποιεί. Ως παράρτημα, με διαδικασία για κάθε αλλαγή.
• Αλλαγές και έκτακτες ώρες: πώς ζητάτε επιπλέον κάλυψη, με πόση προειδοποίηση, σε ποια τιμή.
• Εξαιρέσεις: ό,τι δεν περιλαμβάνεται, γραμμένο ρητά.

• Χρόνος αντικατάστασης: μέγιστος χρόνος από τη στιγμή που ο φύλακας δεν εμφανίζεται μέχρι να βρίσκεται άλλος στη θέση.
• Ενημέρωση: ποιος σας ειδοποιεί και πώς, όταν η θέση μένει έστω και για λίγο κενή.
• Ακάλυπτες ώρες: ότι δεν τιμολογούνται, και τι πίστωση ή ποινή ισχύει.
• Σταθερότητα ομάδας: προειδοποίηση πριν από μόνιμη αλλαγή φύλακα και ενημέρωση του νέου στις οδηγίες θέσης.
• Άδειες εργασίας: ότι κάθε φύλακας στη θέση σας έχει προσωπική άδεια εργασίας κατηγορίας Α΄ ή Β΄ (ν. 2518/1997, άρθρο 3) και ότι σας γνωστοποιείται ο αριθμός της.

• Αναφορές: ποιες (βάρδιας, περιπολίας, μηνιαία σύνοψη), πόσο συχνά, σε ποια μορφή και πού τις βλέπετε.
• Συμβάντα: τι θεωρείται συμβάν, σε πόσο χρόνο ενημερώνεστε, από ποιον, και πότε παραδίδεται γραπτή αναφορά.
• Κλιμάκωση: λίστα επαφών με σειρά, για μέρα, νύχτα και αργίες.

Οι δείκτες απόδοσης να είναι λίγοι και να μετριούνται από στοιχεία, όχι από εκτιμήσεις:

• Ώρες που καλύφθηκαν ÷ ώρες που συμφωνήθηκαν.
• Περιπολίες που ολοκληρώθηκαν ÷ περιπολίες που προγραμματίστηκαν, ανά σημείο ελέγχου.
• Χρόνος ειδοποίησης για συμβάντα.
• Χρόνος αντικατάστασης.
• Αναφορές που παραδόθηκαν εγκαίρως.

Η OVIT δίνει στον πελάτη περιπολίες, συμβάντα και αναφορές σε μία ζωντανή εικόνα μέσω της πλατφόρμας Guardly, οπότε οι δείκτες μετριούνται από τα ίδια στοιχεία που βλέπετε.

• Ευθύνη: για ποιες ζημιές ευθύνεται η εταιρεία, με ποιο ανώτατο όριο, με ποιες εξαιρέσεις.
• Ασφαλιστήριο: είδος, ποσό κάλυψης, ασφαλιστική εταιρεία, διάρκεια.
• Απόδειξη: αντίγραφο ή βεβαίωση ισχύος κατά την υπογραφή και σε κάθε ανανέωση.
• Ειδοποίηση: υποχρέωση να σας ενημερώσει αν το ασφαλιστήριο λήξει ή αλλάξει.

Η ασφάλιση αστικής ευθύνης δεν είναι υποχρέωση από τον ν. 2518/1997· είναι όρος που διαπραγματεύεστε. Ο δικηγόρος σας να ελέγξει τα όρια και τις εξαιρέσεις μαζί με το ασφαλιστήριο.

Η Αρχή Προστασίας Δεδομένων αναφέρει ότι η Οδηγία 1/2011 εξακολουθεί να ισχύει μαζί με τον ΓΚΠΔ και τον ν. 4624/2019, ότι δεν απαιτείται άδεια ή γνωστοποίηση στην Αρχή, και ότι οι κάμερες δεν επιτρέπεται να χρησιμοποιούνται για παρακολούθηση ή αξιολόγηση εργαζομένων (άρθρο 27 ν. 4624/2019). Η σύμβαση να γράφει:

• Ρόλοι: ποιος είναι υπεύθυνος επεξεργασίας για τις κάμερες και τα βιβλία επισκεπτών, και αν η εταιρεία φύλαξης επεξεργάζεται δεδομένα για λογαριασμό σας.
• Πρόσβαση: ποιος βλέπει ζωντανή εικόνα, ποιος εξάγει υλικό και με ποια καταγραφή.
• Διατήρηση: σύμφωνα με το άρθρο 8 της Οδηγίας 1/2011, το υλικό διαγράφεται το αργότερο σε 15 εργάσιμες ημέρες αν δεν υπάρξει συμβάν· υλικό συμβάντος σε βάρος του υπευθύνου μπορεί να κρατηθεί 30 ημέρες, και συμβάντος που αφορά τρίτο, 3 μήνες.
• Πινακίδες: εμφανείς, πριν μπει κανείς στο πεδίο των καμερών, με τον υπεύθυνο, τον σκοπό και επαφή για τα δικαιώματα (άρθρο 12) — και ποιος τις τοποθετεί.
• Εργαζόμενοι: ότι ο φύλακας χρησιμοποιεί τις κάμερες για την ασφάλεια του χώρου, όχι για να παρακολουθεί ή να αξιολογεί το προσωπικό σας.

• Υπεργολαβία: μόνο με γραπτή συγκατάθεση, μόνο σε εταιρεία με άδεια λειτουργίας, με τις ίδιες υποχρεώσεις και την ίδια ευθύνη του αναδόχου απέναντί σας.
• Ίδιο προσωπικό, ίδιοι έλεγχοι: αριθμός άδειας εργασίας για κάθε φύλακα, ανεξάρτητα από ποιον τον απασχολεί. Κάθε εταιρεία δηλώνει μηνιαία στην αστυνομία το προσωπικό της και τη θέση του (ν. 2518/1997, άρθρο 4).
• Αναπροσαρμογή τιμής: πότε (π.χ. μία φορά τον χρόνο ή όταν αλλάζει ο κατώτατος μισθός — ο τρέχων ισχύει από 1.4.2026, ΚΥΑ 8934/27.3.2026), με ποιον τύπο, με πόση προειδοποίηση.
• Επιπλέον ώρες: τιμή για έκτακτη κάλυψη, νύχτες, Κυριακές και αργίες, γραμμένη από πριν.

• Καταγγελία: προθεσμία για τα δύο μέρη, γραμμένη ως αριθμός ημερών.
• Λύση για παραβάσεις: π.χ. επανειλημμένα ακάλυπτες ώρες ή αναφορές που δεν παραδίδονται, μετά από γραπτή όχληση.
• Σχέδιο παράδοσης: επικάλυψη τουλάχιστον μίας βάρδιας ανάμεσα στον παλιό και τον νέο φύλακα.
• Επιστροφή: κλειδιά, κάρτες, κωδικοί — με πρωτόκολλο, και αλλαγή κωδικών μετά την παράδοση.
• Αρχείο: παράδοση αναφορών, ημερολογίου συμβάντων και οδηγιών θέσης· επιστροφή ή διαγραφή δεδομένων κατά τα συμφωνημένα.

Ο οδηγός αυτός δεν είναι νομική συμβουλή. Χρησιμοποιήστε τον ως λίστα ελέγχου και ζητήστε από δικηγόρο να ελέγξει το τελικό κείμενο της σύμβασης.

Για όσα ρωτάτε πριν φτάσετε στη σύμβαση, δείτε τις ερωτήσεις πριν υπογράψετε. Για τη δική σας περίπτωση, ζητήστε προσφορά ή δείτε τις υπηρεσίες φύλαξης.