Empfangs- und Sicherheitsdienst in Büro- und Wohngebäuden: der Job

1. Übernahme: Lesen Sie, was die Vorschicht hinterlassen hat – offene Punkte, erwartete Besucher, Handwerker, fehlende Schlüssel. Siehe Schichtbriefing und Übergabe.
2. Empfang: grüßen, fragen, zu wem jemand möchte, das Verfahren des Gebäudes befolgen.
3. Lieferungen und Pakete: annehmen, erfassen, Empfänger benachrichtigen.
4. Schlüssel und Karten: jede Ausgabe und Rückgabe wird notiert.
5. Rundgang: Eingänge, Garage, Notausgänge, Gemeinschaftsflächen – was Ihre Dienstanweisung vorsieht.
6. Bericht: was passiert ist, mit Uhrzeit; siehe Schichtbericht.

Wie ein Gebäude seine Sicherheit organisiert – Portier oder Wachmann, Regeln, Kameras – erklären aus Kundensicht die Ratgeber Sicherheit im Wohngebäude und Sicherheit am Büroempfang. Hier geht es um Ihre Schicht.

• Zuerst grüßen und den Menschen ansehen, nicht den Bildschirm.
• Fragen, nicht verhören: „Zu wem möchten Sie?“ reicht. Den Rest bestätigt der Bewohner oder Gastgeber.
• Gleiche Regel für alle: Stammgast und Fremder durchlaufen dasselbe Verfahren, nie nach Aussehen beurteilt.
• Ein „Nein“ mit Ausweg: „Ohne Bestätigung kann ich Sie nicht hinauflassen – soll ich Herrn X anrufen?“
• Diskretion: Sie sagen niemandem, wer wo wohnt, wer verreist ist oder wer da war.

Dienstausweis und Abzeichen werden immer getragen, mit oder ohne Uniform (Gesetz 2518/1997, Art. 6 §1). Sie stellen sich nie als „Polizist“ vor und benutzen keine Worte, die den Eindruck erwecken, Sie verträten eine Behörde (Art. 4 §2 γ).

• Besucher: Bestätigung durch Bewohner oder Gastgeber, Erfassung dessen, was das Verfahren verlangt, Besucherkarte falls vorhanden, Rückgabe beim Gehen.
• Kurier: liefert am Empfang ab und geht nicht in die Etagen, sofern die Regeln nichts anderes sagen. Was verdächtig aussieht, wird nicht geöffnet – Sie melden es wie in der Dienstanweisung vorgesehen.
• Handwerker oder Techniker: nur wenn auf der Liste der Hausverwaltung oder des Unternehmens, mit Name und Uhrzeit.
• Jemand, der hinter einem Bewohner hereinkommt: Sie fragen höflich, zu wem er möchte – wie bei allen.

Lehnt jemand die Regeln ab, kommt er einfach nicht über den Empfang hinaus: Sie erklären ruhig, rufen Bewohner oder Gastgeber an und notieren es. Den ganzen Ablauf von der Einladung bis zum Gehen beschreibt Besucherzugangskontrolle.

• Schlüssel gibt es nur für Personen auf der Liste der Hausverwaltung oder des Unternehmens – nicht, weil Sie jemanden „kennen“.
• Sie notieren Name, Ausgabe- und Rückgabezeit. Ein nicht zurückgegebener Schlüssel ist ein offener Punkt bei der Übergabe.
• Eine verlorene Karte oder Garagenfernbedienung wird sofort gemeldet, damit sie gesperrt wird.
• Der Schlüsselschrank bleibt verschlossen, sobald Sie den Empfang verlassen, auch kurz.

Artikel 15 der Richtlinie 1/2011 der griechischen Datenschutzbehörde regelt speziell Wohn- oder Bürokomplexe. Was Ihren Posten direkt betrifft:

• Wer Aufnahmen sieht: Der Beschluss über die Kameras legt fest, welche Bereiche überwacht werden und wer Zugang zur Steuereinheit hat (§1). Will ein Bewohner oder Besucher ein Video sehen, verweisen Sie ihn an die Hausverwaltung.
• 48 Stunden: Daten werden höchstens 48 Stunden gespeichert (§3). Bei einem Vorfall melden Sie ihn sofort wie in der Dienstanweisung vorgesehen, damit der Verantwortliche entscheidet, bevor überschrieben wird.
• Monitor: Ein dauerhaft eingeschalteter Monitor ist ohne Echtzeit-Beobachtung durch Sicherheitspersonal verboten (§3). Der Bildschirm zeigt nie zum Publikum.
• Nicht die Wohnungen: Kameras dürfen den Zugang zu einzelnen Wohnungen nicht kontrollieren, und das Bild wird nicht in die Wohnungen übertragen (§3).

Fotografieren Sie den Monitor nie mit dem Handy und schicken Sie niemandem einen Ausschnitt. Aufnahmen verwaltet, wen der Beschluss benennt – nicht, wer gerade am Empfang sitzt.

• Was Bewachung ist: „Überwachung oder Bewachung beweglicher oder unbeweglicher Vermögenswerte und Anlagen“ (Gesetz 2518/1997, Art. 1 §1α). Sicherheitspersonal ist, wer diese Tätigkeit ausübt oder unterstützt (Art. 1 §2).
• Bei einem Sicherheitsunternehmen: Sein Personal in der Bewachung braucht eine Arbeitserlaubnis der Kategorie A (Art. 3 §1–2).
• Eigenbewachung: Dieselbe Erlaubnis gilt für das Personal jedes Unternehmens, dem die Bewachung der eigenen Räume übertragen ist (Art. 1 §3 und Art. 3 §2).

Für eine Stelle ganz ohne Bewachungsaufgaben – nur Service, Reinigung, kleine Reparaturen – sagt das Gesetz nichts, und wir behaupten nicht, was es nicht sagt. Beschreibt die Stellenanzeige Bewachung, gehen Sie davon aus, dass die Erlaubnis nötig ist. Wie man sie bekommt: Sicherheitskraft werden.

• Keine Durchsuchung: Keine Vorschrift gibt einer Sicherheitskraft die Befugnis, eine Tasche oder eine Person zu durchsuchen. Akzeptiert ein Besucher die Regeln nicht, kommt er nicht durch – mehr nicht.
• Kein Festhalten: Bei einer auf frischer Tat entdeckten Straftat haben Sie dasselbe Festnahmerecht wie jeder Bürger, nicht mehr (Strafprozessordnung Art. 275 §1). Wer festgenommen wird, wird unverzüglich dem Staatsanwalt vorgeführt (Art. 279 §1) – Sie rufen also sofort die Polizei und übergeben die Person; Sie halten sie nicht „bis wir sehen“ fest und befragen sie nicht.
• Keine Verfolgung: Geht jemand weg, notieren Sie, was Sie gesehen haben, und melden es. Nichts im Gebäude ist eine Verletzung wert.

Diese Grenzen gelten für jede Sicherheitskraft und werden in was Sicherheitskräfte dürfen und was nicht erklärt. Bei einem echten Vorfall entscheidet die Polizei; in einem echten Fall holen Sie Rechtsrat ein.