Wachdienst und ERGANI: was der Arbeitgeber melden muss

Artikel 577 §1 des Arbeitsgesetzbuchs zählt auf, was digital an ERGANI II übermittelt wird. Für ein Sicherheitsunternehmen zählen vor allem:

• Die Einstellungsmeldung jeder Sicherheitskraft.
• Änderungen des Arbeitsverhältnisses über das Formular „Änderungsmeldung“ — etwa Vergütung, Wechsel von Teilzeit zu Vollzeit, Arbeitszeit in einem Arbeitszeitmodell.
• Die digitale Organisation der Arbeitszeit, also der Plan, nach dem jede Sicherheitskraft arbeitet.
• Das Vertragsende: Kündigung, Eigenkündigung, Ablauf einer Befristung oder Aufhebung.
• Stundenvergütung: Die Umrechnung von Monats- oder Tageslohn in einen Stundensatz ist verpflichtend einzutragen (§4).

Außerdem fallen Bewachungs- und Schutzunternehmen mit den Tätigkeitscodes (ΚΑΔ) 8010 und 8020 unter die digitale Arbeitskarte (Ministerialentscheidung 24595/2024). Wie die Karte in der Schicht funktioniert, erklärt der Leitfaden zur digitalen Arbeitskarte im Wachdienst.

ERGANI ist nicht die einzige Meldung. Nach Gesetz 2518/1997 (Art. 4) meldet das Sicherheitsunternehmen der Polizei monatlich sein Personal, mit der Arbeitserlaubnisnummer und dem Einsatzort jeder Person. Das ist eine eigene Pflicht aus einem anderen Gesetz — und sie sollte mit ERGANI übereinstimmen.

Nach Art. 578 §1 stellt der Arbeitgeber die digitale Meldung des Arbeitsbeginns „vor Beginn der Arbeit“ in ERGANI II ein, mit den wesentlichen Arbeitsbedingungen. Gültig wird sie, wenn der Beschäftigte sie handschriftlich, mit anerkannter elektronischer Signatur oder per digitaler Bestätigung über gov.gr unterzeichnet oder in MyErgani annimmt.

• Die erste Schicht ist oft nachts oder am Wochenende. Die Meldung muss erfolgt sein, bevor die Sicherheitskraft am Posten ankommt — nicht am nächsten Werktag.
• Einarbeitung vor Ort zählt. Wer eine Schicht neben einer erfahrenen Kollegin verbringt, um das Objekt kennenzulernen, arbeitet bereits.
• Die Bestätigung durch die Sicherheitskraft gehört dazu. Planen Sie Zeit ein, damit sie vor der Schicht erfolgt.

Wird ein Beschäftigter ohne Meldung bei der Arbeit angetroffen, gelten die Sanktionen für nicht angemeldete Arbeit nach Art. 5 Gesetz 4554/2018 (Art. 578 §4).

Artikel 581 §1 macht keine Ausnahme für Unternehmen mit vielen Objekten: Eingetragen wird „in jedem Fall vor Dienstantritt“. §3 erlaubt Arbeitgebern mit digitaler Karte, auf die Vorabmeldung zu verzichten — ist die Änderung aber aus der Kartenbuchung nicht erkennbar, wird ein Bußgeld pro Beschäftigtem verhängt.

In einem Sicherheitsunternehmen mit Dutzenden Posten liegt das Risiko nicht in Unkenntnis des Gesetzes, sondern in Änderungen per Telefon, die niemand einträgt. Drei Gewohnheiten halten ERGANI im Einklang mit der Wirklichkeit:

1. Ein Dienstplan, eine Quelle. Jede Änderung kommt zuerst in den Dienstplan und von dort in die Meldungen — nicht in Notizen oder Chatnachrichten.
2. Ein Verantwortlicher pro Änderung. Wer als Einsatzleitung eine Änderung freigibt, sorgt dafür, dass sie vor Schichtbeginn erfasst ist.
3. Abgleich am Tagesende. Dienstplan, Kartenbuchungen und Schichtberichte werden täglich verglichen; Abweichungen werden am selben Tag behoben.

Wie ein Dienstplan entsteht, der sich seltener ändert, zeigt der Leitfaden zum Dienstplan im Wachdienst.

• Sicherheitskraft von einem anderen Posten oder aus dem Ruhetag: Ihre Arbeitszeitorganisation ändert sich, also gilt Art. 581.
• Die vorige Schicht bleibt, bis die Ablösung kommt: Die Verlängerung muss in der Kartenbuchung sichtbar sein; gebucht wird das tatsächliche Gehen.
• Eine neue Person „nur für heute Nacht“: Ohne digitale Meldung des Arbeitsbeginns vor der Schicht ist die Arbeit nicht angemeldet (Art. 578). Und ohne Arbeitserlaubnis für Sicherheitspersonal darf sie gar nicht bewachen (Gesetz 2518/1997, Art. 3).

Vertretungen müssen auch die Ruhezeiten zwischen Schichten einhalten. Ein Springerpool mit bekanntem Plan macht Vertretungen rechtmäßig und schnell; wie er aufgebaut wird, zeigt der Leitfaden zum Dienstplan.

Artikel 582 erlaubt die verspätete Einreichung (§1) und die Berichtigung per Änderungsmeldung (§2). Art. 581 §1 sieht aber Sanktionen vor, wenn Prüfer eine Arbeitszeitänderung oder Überstunden feststellen, die nicht vor Beginn eingetragen wurden. Berichtigen ist eine Pflicht zur Genauigkeit, kein Heilmittel für Verspätung.

Es gibt einen Grund jenseits der Kontrollen: Die Sicherheitskraft sieht jede Meldung über sich in MyErgani und kann eine Benachrichtigung aufs Handy erhalten (Art. 577 §1). Passt der gemeldete Plan nicht zu den tatsächlich geleisteten Stunden, merkt sie es zuerst — eine Frage des Vertrauens ebenso wie der Rechtstreue.

• Den Dienstplan des Postens je Schicht, mit dem Namen der Person, die sie übernommen hat.
• Die Bestätigung, dass die Schichten des Postens gemeldet sind, mit Zeiten passend zum Plan, oder eine Bescheinigung eines unabhängigen Steuerberaters.
• Die Arbeitserlaubnisnummern der Sicherheitskräfte im Objekt.
• Eine Folge, wenn die Angaben ausbleiben oder nicht passen.

Welche Nachweise sinnvoll sind und warum keine namentlichen Lohnabrechnungen, erklärt der Leitfaden zur Prüfung, ob ein Sicherheitsunternehmen rechtmäßig bezahlt. Bei OVIT erscheinen Rundgänge, Vorfälle und Berichte jeder Schicht in einem Live-Bild in Guardly, sodass der Kunde sieht, wer sein Objekt bewacht hat. Wie das für Ihr Objekt aussähe: Angebot anfordern.