Gardiennage et ERGANI : ce que l’employeur doit déclarer

L’article 577 §1 du Code du travail énumère ce qui est transmis numériquement à ERGANI II. Pour une société de sécurité, l’essentiel est :

• L’annonce d’embauche de chaque agent.
• Les modifications de la relation de travail, sur le formulaire de « déclaration de modification » — par exemple la rémunération, le passage du temps partiel au temps plein, l’horaire dans un dispositif d’aménagement du temps de travail.
• L’organisation numérique du temps de travail, c’est-à-dire le planning de chaque agent.
• La fin du contrat : licenciement, démission, échéance d’un CDD ou accord mutuel.
• La rémunération horaire : la conversion du salaire ou du salaire journalier en taux horaire est enregistrée obligatoirement (§4).

Par ailleurs, les entreprises de gardiennage et de protection relevant des codes d’activité (ΚΑΔ) 8010 et 8020 sont soumises à la carte de travail numérique (arrêté ministériel 24595/2024). Son fonctionnement pendant la vacation est expliqué dans le guide sur la carte de travail numérique en gardiennage.

ERGANI n’est pas la seule déclaration. La loi 2518/1997 (art. 4) impose à la société de déclarer chaque mois son personnel à la police, avec le numéro de licence professionnelle et le poste de chacun. C’est une obligation distincte, issue d’une autre loi, et elle doit concorder avec ERGANI.

Selon l’art. 578 §1, l’employeur publie dans ERGANI II l’annonce numérique de début de travail « avant le début du travail », avec les conditions essentielles de l’emploi. Pour être valable, le salarié la signe à la main, par signature électronique agréée, par attestation numérique via gov.gr, ou l’accepte dans MyErgani.

• La première vacation tombe souvent la nuit ou le week-end. L’annonce doit être faite avant l’arrivée de l’agent au poste, pas le lendemain matin.
• La formation sur site compte. Un nouvel agent qui passe une vacation aux côtés d’un collègue expérimenté pour apprendre le site travaille déjà.
• L’acceptation par l’agent fait partie de la procédure. Prévoyez le temps nécessaire avant la vacation.

Si un salarié est trouvé au travail sans annonce, les sanctions pour travail non déclaré de l’art. 5 de la loi 4554/2018 s’appliquent (art. 578 §4).

L’article 581 §1 ne prévoit aucune exception pour les entreprises multisites : l’enregistrement se fait « en tout état de cause avant la prise de service ». Le §3 dispense de l’enregistrement préalable les employeurs passés à la carte numérique, mais si le changement n’est pas identifiable par le pointage de la carte, une amende est infligée par salarié.

Dans une société de sécurité qui compte des dizaines de postes, le risque n’est pas l’ignorance de la loi : c’est le changement décidé au téléphone que personne n’enregistre. Trois pratiques gardent ERGANI fidèle à la réalité :

1. Un planning, une source. Chaque changement entre d’abord dans le planning et passe de là aux déclarations — pas dans des notes ou des messages.
2. Un responsable par changement. Le superviseur ou le chef de poste qui valide un changement veille à son enregistrement avant la vacation.
3. Rapprochement en fin de journée. Planning, pointages et rapports de vacation sont comparés chaque jour ; tout écart est corrigé le jour même.

Comment bâtir un planning qui change moins : voir le guide sur le planning des vacations.

• Un agent venu d’un autre poste ou d’un jour de repos : l’organisation de son temps de travail change, l’art. 581 s’applique.
• L’agent précédent reste jusqu’à l’arrivée de la relève : la prolongation doit apparaître dans le pointage ; il pointe sa sortie quand il part réellement.
• Une nouvelle personne « juste pour ce soir » : sans annonce numérique de début de travail avant la vacation, l’emploi est non déclaré (art. 578). Et sans licence professionnelle d’agent de sécurité, elle ne peut pas assurer de gardiennage (loi 2518/1997, art. 3).

Les remplacements doivent aussi respecter les temps de repos entre vacations. Un vivier d’agents de réserve au planning connu rend la relève à la fois légale et rapide ; voir le guide sur le planning des vacations.

L’article 582 permet le dépôt tardif (§1) et la correction par déclaration rectificative (§2). Mais l’art. 581 §1 prévoit des sanctions lorsque les contrôleurs constatent un changement d’horaire ou des heures supplémentaires non enregistrés avant leur début. La correction est un devoir d’exactitude, pas un remède au retard.

Il y a une raison au-delà des contrôles : l’agent voit chaque déclaration le concernant dans MyErgani et peut recevoir une notification sur son téléphone (art. 577 §1). Un planning qui ne correspond pas aux heures réellement travaillées, c’est lui qui le remarque en premier — une question de confiance autant que de conformité.

• Le planning du poste par vacation, avec le nom de l’agent qui l’a assurée.
• La confirmation que les vacations du poste sont déclarées avec des horaires conformes au planning, ou une attestation d’un expert-comptable indépendant.
• Les numéros de licence professionnelle des agents présents sur le site.
• Une conséquence si les éléments ne sont pas fournis ou ne concordent pas.

Quels éléments demander, et pourquoi pas les fiches de paie nominatives : voir le guide pour vérifier que la société paie légalement ses agents. Chez OVIT, les rondes, incidents et rapports de chaque vacation apparaissent dans une même vue en direct dans Guardly : le client voit qui a gardé son site. Pour voir ce que cela donnerait chez vous, demandez une proposition.