Φύλαξη και ΕΡΓΑΝΗ: οι υποχρεώσεις του εργοδότη

Το άρθρο 577 §1 ΚΕΔ απαριθμεί τι υποβάλλεται ψηφιακά στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ. Για μια εταιρεία φύλαξης, τα σημαντικά είναι:

• Αναγγελία πρόσληψης κάθε φύλακα.
• Μεταβολές της εργασιακής σχέσης, με το έντυπο «Δήλωση Μεταβολής Στοιχείων Εργασιακής Σχέσης» — π.χ. αποδοχές, μετατροπή μερικής σε πλήρη απασχόληση, ωράριο σε σύστημα διευθέτησης του χρόνου εργασίας.
• Ψηφιακή οργάνωση του χρόνου εργασίας, δηλαδή το πρόγραμμα με το οποίο δουλεύει κάθε φύλακας.
• Λύση της σύμβασης: απόλυση, οικειοθελής αποχώρηση, λήξη ορισμένου χρόνου ή κοινή συμφωνία.
• Ωριαία αμοιβή: η αναγωγή μισθού ή ημερομισθίου σε αμοιβή ανά ώρα καταχωρίζεται υποχρεωτικά (§4).

Επιπλέον, οι επιχειρήσεις φύλαξης και προστασίας με ΚΑΔ 8010 και 8020 περιλαμβάνονται στην ψηφιακή κάρτα εργασίας (ΥΑ 24595/2024). Πώς λειτουργεί η κάρτα στη βάρδια εξηγείται στον οδηγό για την ψηφιακή κάρτα εργασίας στη φύλαξη.

Το ΕΡΓΑΝΗ δεν είναι η μόνη δήλωση. Ο ν. 2518/1997 (άρθρο 4) ζητά από την εταιρεία φύλαξης να δηλώνει κάθε μήνα στην αστυνομία το προσωπικό της, με τον αριθμό άδειας εργασίας και τη θέση του καθενός. Είναι ξεχωριστή υποχρέωση, από άλλο νόμο, και πρέπει να συμφωνεί με το ΕΡΓΑΝΗ.

Κατά το άρθρο 578 §1 ΚΕΔ, ο εργοδότης αναρτά στο ΕΡΓΑΝΗ ΙΙ την Ψηφιακή Αναγγελία Έναρξης Εργασίας «πριν από την έναρξη της εργασίας», με τους ουσιώδεις όρους της σχέσης. Για να ισχύει, ο εργαζόμενος την υπογράφει ιδιοχείρως, με εγκεκριμένη ηλεκτρονική υπογραφή, με ψηφιακή βεβαίωση μέσω gov.gr ή την αποδέχεται στο MyErgani.

• Η πρώτη βάρδια είναι συχνά νύχτα ή Σαββατοκύριακο. Η αναγγελία πρέπει να έχει γίνει πριν φτάσει ο φύλακας στη θέση, όχι το πρωί της επόμενης εργάσιμης.
• Η εκπαίδευση στη θέση μετρά. Αν ο νέος φύλακας περνά μια βάρδια δίπλα σε έμπειρο συνάδελφο για να μάθει τον χώρο, ήδη εργάζεται.
• Η αποδοχή από τον φύλακα είναι μέρος της διαδικασίας. Προβλέψτε χρόνο ώστε να την ολοκληρώσει πριν από τη βάρδια.

Αν ένας εργαζόμενος βρεθεί να απασχολείται χωρίς αναγγελία, επιβάλλονται οι κυρώσεις για αδήλωτη εργασία του άρθρου 5 του ν. 4554/2018 (άρθρο 578 §4).

Το άρθρο 581 §1 ΚΕΔ δεν κάνει εξαίρεση για τις επιχειρήσεις με πολλούς χώρους: η καταχώριση γίνεται «σε κάθε περίπτωση πριν την ανάληψη υπηρεσίας». Η §3 επιτρέπει σε όσους έχουν ψηφιακή κάρτα να μην προκαταχωρίζουν, αλλά αν η αλλαγή δεν ταυτοποιείται από τη σήμανση της κάρτας, επιβάλλεται πρόστιμο ανά εργαζόμενο.

Σε μια εταιρεία φύλαξης με δεκάδες θέσεις, ο κίνδυνος δεν είναι η άγνοια του νόμου· είναι ότι οι αλλαγές γίνονται με ένα τηλεφώνημα και κανείς δεν τις περνά. Τρεις πρακτικές κρατούν το ΕΡΓΑΝΗ συγχρονισμένο με την πραγματικότητα:

1. Ένα πρόγραμμα, μία πηγή. Κάθε αλλαγή γίνεται πρώτα στο πρόγραμμα βαρδιών και από εκεί περνά στις δηλώσεις — όχι σε σημειώσεις ή μηνύματα.
2. Ένας υπεύθυνος ανά αλλαγή. Ο επόπτης ή ο υπεύθυνος βάρδιας που εγκρίνει την αλλαγή φροντίζει να καταγραφεί πριν ξεκινήσει η βάρδια.
3. Συμφωνία στο τέλος της ημέρας. Πρόγραμμα, σημάνσεις κάρτας και αναφορές βάρδιας συγκρίνονται καθημερινά· ό,τι δεν ταιριάζει διορθώνεται την ίδια μέρα.

Πώς στήνεται το πρόγραμμα ώστε να αλλάζει λιγότερο εξηγείται στον οδηγό για το πρόγραμμα βαρδιών φύλαξης.

• Φύλακας από άλλη θέση ή ρεπό: αλλάζει η οργάνωση του χρόνου εργασίας του, οπότε ισχύει το άρθρο 581.
• Ο φύλακας της προηγούμενης βάρδιας μένει μέχρι να έρθει ο αντικαταστάτης: η παράταση πρέπει να φαίνεται στη σήμανση της κάρτας· σημαίνει έξοδο όταν πραγματικά φεύγει.
• Νέο άτομο «για απόψε»: χωρίς Ψηφιακή Αναγγελία Έναρξης Εργασίας πριν από τη βάρδια, η απασχόληση είναι αδήλωτη (άρθρο 578). Και χωρίς άδεια εργασίας προσωπικού ασφαλείας, δεν μπορεί να φυλάξει (ν. 2518/1997, άρθρο 3).

Η αντικατάσταση πρέπει να σέβεται και τα όρια ανάπαυσης ανάμεσα στις βάρδιες. Ένα αποθεματικό φυλάκων με γνωστό πρόγραμμα κάνει τις αντικαταστάσεις και νόμιμες και γρήγορες· δείτε πώς στήνεται στον οδηγό για το πρόγραμμα βαρδιών.

Το άρθρο 582 ΚΕΔ επιτρέπει εκπρόθεσμη υποβολή (§1) και διόρθωση με τροποποιητική υποβολή (§2). Το άρθρο 581 §1 όμως προβλέπει κυρώσεις όταν οι ελεγκτές διαπιστώνουν αλλαγή ωραρίου ή υπερωρία που δεν καταχωρήθηκε πριν ξεκινήσει. Η διόρθωση είναι υποχρέωση ακρίβειας, όχι λύση για την καθυστέρηση.

Υπάρχει και ένας λόγος πέρα από τον έλεγχο: ο φύλακας βλέπει κάθε δήλωση που τον αφορά στο MyErgani και μπορεί να λαμβάνει ειδοποίηση στο κινητό του (άρθρο 577 §1). Ένα πρόγραμμα που δεν ταιριάζει με όσα δουλεύει το βλέπει πρώτος ο ίδιος — και αυτό είναι ζήτημα εμπιστοσύνης όσο και νομιμότητας.

• Πρόγραμμα της θέσης ανά βάρδια, με το όνομα όποιου την κάλυψε.
• Επιβεβαίωση ότι οι βάρδιες της θέσης είναι δηλωμένες με ώρες που ταιριάζουν στο πρόγραμμα, ή βεβαίωση ανεξάρτητου λογιστή.
• Αριθμούς άδειας εργασίας όσων φυλάσσουν τον χώρο.
• Συνέπεια αν τα στοιχεία δεν δοθούν ή δεν ταιριάζουν.

Ποια στοιχεία να ζητήσει ο πελάτης, και γιατί όχι εκκαθαριστικά ανά όνομα, το αναλύει ο οδηγός για το πώς ελέγχω ότι η εταιρεία πληρώνει νόμιμα τους φύλακες. Στην OVIT, οι περιπολίες, τα συμβάντα και οι αναφορές κάθε βάρδιας φαίνονται σε μία ζωντανή εικόνα στο Guardly, ώστε ο πελάτης να βλέπει ποιος φύλαξε τον χώρο του. Αν θέλετε να το δείτε για τη δική σας εγκατάσταση, ζητήστε πρόταση.