Sicherheit und Facility Services in einem Vertrag: wann es funktioniert

Die Überwachung oder Bewachung von Sachwerten und Anlagen ist die erste Tätigkeit, die das Gesetz 2518/1997 aufzählt (Art. 1 §1α), und jedes Unternehmen, das sie für Dritte erbringt, braucht eine besondere Betriebsgenehmigung (Art. 2 §1). Das Gesetz verpflichtet Sicherheitsunternehmen:

• keine Tätigkeiten nach Art. 1 §1 ohne die vorgesehene Genehmigung auszuüben (Art. 4 §1 ιε);
• kein Personal ohne die erforderliche Arbeitserlaubnis zu beschäftigen (Art. 4 §1 ιδ);
• monatlich der Polizei das eingesetzte Personal mit Nummer der Arbeitserlaubnis und Einsatzort zu melden (Art. 4 §1 ια).

Die Folgen betreffen nicht nur Sicherheitsunternehmen. Art. 8 §1 bestraft mit Freiheitsstrafe bis zu drei Jahren und Geldstrafe „wer“ diese Tätigkeiten ohne Genehmigung ausübt, wer ohne Arbeitserlaubnis als Sicherheitspersonal in einem Sicherheitsunternehmen arbeitet und wer Sicherheitspersonal einstellt oder ihm solche Tätigkeiten ohne die erforderliche Arbeitserlaubnis überträgt. Zusätzlich sieht Art. 9 §2 für ein Unternehmen, das seine Pflichten verletzt, Verwaltungsgeldbußen und bei Wiederholung den Entzug der Betriebsgenehmigung auf Zeit vor.

Vergibt das Facility-Unternehmen die Bewachung weiter, verlangen Sie die Betriebsgenehmigung des Unternehmens, das das Wachpersonal tatsächlich beschäftigt, und die Nummern der Arbeitserlaubnisse. Wie die Prüfung geht, erklärt der Leitfaden zur Prüfung der Lizenz eines Sicherheitsunternehmens.

Hier verschwimmen Pakete. Wer Besucher empfängt, erbringt einen Empfangsdienst. Soll dieselbe Person aber das Gelände überwachen, Kontrollgänge machen oder aus Sicherheitsgründen entscheiden, wer hineindarf, rückt die Arbeit an die Bewachung heran. Das Gesetz 2518/1997 definiert Sicherheitspersonal danach, was ihm übertragen wird (Art. 1 §2), und dieses Personal muss eine Arbeitserlaubnis haben (Art. 3 §1).

• Schreiben Sie die Aufgaben jedes Postens getrennt auf: Empfang, Reinigung, Wartung, Bewachung. Wo überwacht oder bewacht wird, besetzt eine Wachperson mit Arbeitserlaubnis den Posten.
• Die Wachperson ist erkennbar: Im Dienst trägt sie einen Ausweis für Sicherheitspersonal und ein Abzeichen mit der Aufschrift „PRIVATE SECURITY“ (Art. 6 §1). Besucher und Personal wissen, wer wer ist.
• Eigene Mitarbeiter sind nicht ausgenommen: Übertragen Sie einem eigenen Angestellten die Bewachung Ihrer Räume, gelten auch für ihn Art. 3, 4 §2, 5 und 6 (Art. 1 §3), einschließlich der Arbeitserlaubnis der Kategorie A (Art. 3 §2). Beide Modelle vergleicht der Leitfaden Eigenpersonal oder Outsourcing.

Der gemeinsame Vertrag hat einen echten Vorteil: einen Koordinator für das ganze Gebäude und ein Bild dessen, was dort passiert. Er birgt aber auch ein Risiko: Die Bewachung wird „eine Leistung unter vielen“, und niemand weiß, wer bewacht, mit welcher Genehmigung und wer es kontrolliert. Damit er funktioniert, muss der Vertrag zur Bewachung festhalten:

• Welches Unternehmen das Wachpersonal beschäftigt, und die Nummer seiner Betriebsgenehmigung, die es auf seinen Unterlagen angeben muss (Art. 4 §1α).
• Bewachungsposten und -stunden, getrennt von den Stunden für Reinigung, Empfang oder Wartung.
• Schriftliche Dienstanweisungen für jeden Bewachungsposten, als Anlage.
• Ersatz: wie schnell ein unbesetzter Bewachungsposten besetzt wird.
• Berichte und Vorfälle: welche Bewachungsberichte Sie erhalten und wie schnell Sie von einem Vorfall erfahren.

Diese Klauseln stehen ausführlich im Leitfaden zu den Vertragsbedingungen für Bewachung. Sie gelten gleich, ob die Bewachung einen eigenen Vertrag hat oder ein Kapitel eines größeren ist.

Bei gebündelten Verträgen ist die Versuchung groß, die Schicht der Wachperson mit „Kleinigkeiten“ zu füllen: Pakete annehmen, Schlüssel für Handwerker, schnell etwas putzen, eine Störung. Der Test ist einfach: Wer passt auf, während die Wachperson das erledigt?

• Passt meist: Besucher an dem Eingang erfassen, den sie ohnehin bewacht, Schlüssel gegen Schlüsselbuch aus- und zurückgeben, einen auf der Streife bemerkten Defekt melden.
• Passt nicht: Aufgaben, die sie vom Posten oder von den Monitoren fernhalten, Handarbeit, die beide Hände braucht, Handwerker ohne Vertretung in ein anderes Stockwerk begleiten.
• Immer schriftlich: Jede zusätzliche Aufgabe kommt in die Dienstanweisungen, zusammen damit, was die Wachperson tut, wenn währenddessen etwas passiert.

Das Sicherheitsunternehmen muss sein Personal entsprechend den übertragenen Aufgaben schulen (Art. 4 §1δ). Wenn Sie Aufgaben hinzufügen, verlangen Sie, dass Dienstanweisungen und Schulung angepasst werden.

Ein guter Facility Manager weiß, wann die Mülltonnen geleert und die Filter gewechselt wurden. Ob die Wachperson auf der Nachtstreife alle Kontrollpunkte erreicht hat, zu prüfen ist nicht seine Aufgabe. Lassen Sie schriftlich festhalten:

• Welche Aufsichtsperson des Sicherheitsunternehmens die Posten kontrolliert, und wie oft.
• Einen eigenen Bewachungsbericht, getrennt vom Reinigungs- oder Wartungsbericht: Streifen nach Kontrollpunkt, Schichtbericht, Vorfallprotokoll.
• Eine Eskalationslinie für Sicherheitsvorfälle, die nicht über die Reinigungsleitung läuft.

OVIT liefert das über die Guardly-Plattform: Streifen, Vorfälle und Berichte im selben Bild, das auch das Einsatzteam sieht, und in der Einsatzzentrale antwortet ein echter Mensch.

In einem Paket kann die Bewachung in einem Gesamtpreis „verschwinden“. Deshalb gilt der Ablehnungstest den Stunden, nicht der Summe. Vollzeit sind 40 Stunden pro Woche (griechisches Arbeitsgesetzbuch, Art. 189); ein Bewachungsposten rund um die Uhr (168 Stunden) braucht also mindestens 4,2 Vollzeitstellen, vor Urlaub und Vertretungen.

• Verlangen Sie Bewachungsstunden und -posten getrennt von den übrigen Leistungen.
• Verlangen Sie, dass das Angebot zeigt, wie diese Stunden rechtmäßig abgedeckt sind, einschließlich Nächten, Sonn- und Feiertagen.
• Kann es das nicht zeigen, lehnen Sie es ab: Etwas Wesentliches fehlt, meist bei der Wachperson selbst.

Unter den Angeboten, die diesen Test bestehen, entscheiden Sie nach Rechtmäßigkeit, Menschen, Aufsicht und Berichten — nicht danach, welches niedriger ausfällt.