Sécurité et facility services dans un seul contrat : quand ça fonctionne

La surveillance ou le gardiennage de biens et d’installations est la première activité énumérée par la loi 2518/1997 (art. 1 §1α), et toute entreprise qui l’exerce pour des tiers doit détenir une autorisation d’exploitation spéciale (art. 2 §1). La loi impose aux entreprises de sécurité :

• de ne pas exercer d’activités de l’art. 1 §1 sans l’autorisation prévue (art. 4 §1 ιε) ;
• de ne pas employer de personnel sans la licence de travail requise (art. 4 §1 ιδ) ;
• de déclarer chaque mois à la police le personnel déployé, avec numéro de licence de travail et poste (art. 4 §1 ια).

Les conséquences ne concernent pas que les sociétés de sécurité. L’art. 8 §1 punit d’un emprisonnement jusqu’à trois ans et d’une peine pécuniaire « quiconque » exerce ces activités sans autorisation, quiconque travaille comme personnel de sécurité dans une entreprise de sécurité sans licence de travail, et quiconque embauche du personnel de sécurité ou lui confie de telles activités sans la licence de travail requise. En outre, l’art. 9 §2 prévoit, pour l’entreprise qui manque à ses obligations, des amendes administratives et, en cas de récidive, la suspension de l’autorisation d’exploitation.

Si la société de facility sous-traite le gardiennage, demandez l’autorisation d’exploitation de l’entreprise qui emploie réellement les agents, ainsi que leurs numéros de licence de travail. Comment vérifier : voir le guide pour vérifier la licence d’une société de sécurité.

C’est là que les lots s’embrouillent. Une hôtesse qui accueille les visiteurs assure un service d’accueil. Mais si on lui demande de surveiller les lieux, de faire des rondes de contrôle ou de décider qui entre pour des raisons de sécurité, le travail se rapproche du gardiennage. La loi 2518/1997 définit le personnel de sécurité par ce qui lui est confié (art. 1 §2), et ce personnel doit détenir une licence de travail (art. 3 §1).

• Écrivez les tâches de chaque poste séparément : accueil, nettoyage, maintenance, gardiennage. Là où il y a surveillance ou gardiennage, le poste est tenu par un agent titulaire d’une licence.
• L’agent est identifiable : en service, il porte une carte d’identité de personnel de sécurité et un insigne portant la mention « PRIVATE SECURITY » (art. 6 §1). Visiteurs et personnel savent qui est qui.
• Vos propres salariés ne sont pas exemptés : si vous confiez à l’un d’eux la garde de vos locaux, les art. 3, 4 §2, 5 et 6 s’appliquent aussi à lui (art. 1 §3), y compris la licence de travail de catégorie A (art. 3 §2). Les deux modèles sont comparés dans le guide sécurité interne ou externalisée.

Le contrat unique a un vrai avantage : un coordinateur pour tout le bâtiment et une seule image de ce qui s’y passe. Il comporte aussi un risque : le gardiennage devient « un service parmi d’autres » et personne ne sait qui garde, sous quelle autorisation, ni qui le contrôle. Pour fonctionner, le contrat doit préciser pour le gardiennage :

• Quelle entreprise emploie les agents, et son numéro d’autorisation d’exploitation, qu’elle doit faire figurer sur ses documents (art. 4 §1α).
• Postes et heures de gardiennage, distincts des heures de nettoyage, d’accueil ou de maintenance.
• Des consignes de poste écrites pour chaque poste de gardiennage, en annexe.
• Remplacement : en combien de temps un poste de gardiennage vacant est couvert.
• Rapports et incidents : quels rapports de gardiennage vous recevez et en combien de temps vous apprenez un incident.

Ces clauses sont détaillées dans le guide sur les clauses du contrat de gardiennage. Elles s’appliquent de la même façon que le gardiennage ait son propre contrat ou soit un chapitre d’un contrat plus large.

Dans les contrats regroupés, la tentation est de remplir la vacation de l’agent de « petites tâches » : réception de colis, clés des prestataires, un petit nettoyage, une panne. Le test est simple : qui surveille pendant que l’agent fait cela ?

• En général compatible : enregistrer les visiteurs à l’entrée qu’il garde déjà, remettre et récupérer des clés avec un registre, signaler une panne repérée pendant la ronde.
• Incompatible : des tâches qui le tiennent loin du poste ou des écrans, un travail manuel qui mobilise les deux mains, accompagner des prestataires à un autre étage sans remplaçant.
• Toujours écrit : chaque tâche supplémentaire figure dans les consignes de poste, avec ce que fait l’agent si quelque chose se produit pendant qu’il l’exécute.

L’entreprise de sécurité doit former son personnel en fonction des tâches qui lui sont confiées (art. 4 §1δ). Si vous ajoutez des tâches, demandez la mise à jour des consignes et de la formation.

Un bon facility manager sait quand les poubelles ont été vidées et quand les filtres ont été changés. Ce n’est pas à lui de vérifier si l’agent est passé par tous les points de contrôle de la ronde de nuit. Demandez par écrit :

• Quel superviseur de l’entreprise de sécurité contrôle les postes, et à quelle fréquence.
• Un rapport de gardiennage distinct du rapport de nettoyage ou de maintenance : rondes par point de contrôle, rapport de vacation, main courante des incidents.
• Une ligne d’escalade unique pour les incidents de sécurité, qui ne passe pas par le responsable du nettoyage.

OVIT fournit ces éléments via la plateforme Guardly : rondes, incidents et rapports dans la même image que celle de l’équipe des opérations, et une vraie personne répond au centre des opérations.

Dans un lot, le gardiennage peut « disparaître » dans un prix global. C’est pourquoi le test de rejet porte sur les heures, pas sur le total. Le temps plein est de 40 heures par semaine (Code du travail grec, art. 189) : un poste de gardiennage 24 h/24, 7 j/7 (168 heures) exige au moins 4,2 postes à temps plein, avant congés et remplacements.

• Demandez les heures et postes de gardiennage séparément des autres services.
• Demandez que l’offre montre comment ces heures sont légalement couvertes, nuits, dimanches et jours fériés compris.
• Si elle ne peut pas le montrer, rejetez-la : il manque quelque chose d’essentiel, en général chez l’agent lui-même.

Parmi les offres qui passent ce test, vous choisissez sur la légalité, les personnes, la supervision et les rapports — pas sur celle qui sort la plus basse.