Vorfallbericht: wie man einen Bericht schreibt, der hält
Ein Vorfallbericht hält, wenn er nur beschreibt, was die Wachkraft gesehen, gehört und getan hat, mit genauen Uhrzeiten, in der Struktur wer, was, wann, wo, wie, mit erfassten Zeugen und Beweisen, und wenn er direkt nach dem Ereignis geschrieben wird. Gibt es Videomaterial, muss der relevante Ausschnitt gesichert werden, bevor er gelöscht wird: Die Richtlinie 1/2011 der griechischen Datenschutzbehörde erlaubt die Aufbewahrung bis zu 30 Tage bei einem Vorfall gegen den Verantwortlichen und bis zu 3 Monate bei einem Vorfall, der einen Dritten betrifft.
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Was macht einen Vorfallbericht verlässlich?
Er wird sofort geschrieben, beschreibt Tatsachen statt Urteile, nennt genaue Uhrzeiten und Namen und ist vom Verfasser unterschrieben. Wer ihn Monate später liest, muss verstehen, was geschah, ohne jemanden fragen zu müssen.
- Sofort: geschrieben, solange die Erinnerung frisch ist, nicht am Wochenende.
- Konkret: „um 02:14 stand Ladetor B 30 cm offen“ statt „eine Tür wurde offen vorgefunden“.
- Vollständig: auch was nicht gut lief – eine Verzögerung, ein Fehler.
- Unverändert: Korrekturen sind datierte Ergänzungen, nie Löschungen des Originaltexts.
- Unterschrieben: mit Name des Verfassers sowie Datum und Uhrzeit der Erstellung.
Wie trenne ich im Vorfallbericht Tatsachen von Meinungen?
Eine Tatsache ist, was Sie gesehen, gehört oder getan haben; eine Meinung ist der Schluss, den Sie daraus ziehen. Schreiben Sie die Beobachtungen auf und überlassen Sie den Schluss dem Leser.
- „Er war betrunken“ → „er roch nach Alkohol, schwankte, sprach undeutlich“.
- „Sie war aggressiv“ → „sie schrie, schlug mit der Faust auf die Theke, sagte: …“.
- „Er wollte stehlen“ → „er steckte zwei Packungen in seine Tasche und ging Richtung Ausgang, ohne an der Kasse vorbeizugehen“.
- „Verdächtige Person“ → „Mann, etwa 30, schwarze Jacke, stand 20 Minuten neben Tor 2 und blickte zur Kamera“.
Müssen Sie eine Einschätzung festhalten, kennzeichnen Sie sie deutlich: „Nach meiner Einschätzung …“ oder „Der Zeuge gab an, dass …“. Schreiben Sie sie nie als Tatsache.
Welche Struktur sollte ein Vorfallbericht haben?
Die 5W-Struktur: wer, was, wann, wo und wie, mit den Ereignissen in zeitlicher Reihenfolge und den Maßnahmen gesondert. Das „Warum“ steht nur darin, wenn es jemand gesagt hat oder es belegt ist – sonst nicht.
- Angaben: Berichtsnummer, Objekt, Posten, Verfasser, Datum und Uhrzeit der Erstellung.
- Wann: Zeit der Entdeckung, Zeit jeder wichtigen Entwicklung, Zeit des Endes.
- Wo: die genaue Stelle (Etage, Tür, Flur), nicht nur „im Gebäude“.
- Wer: Beteiligte, Zeugen, wer informiert wurde – mit Beschreibung, wo kein Name bekannt ist.
- Was: was beobachtet wurde, in zeitlicher Reihenfolge.
- Wie: wie der Vorfall entdeckt wurde (Rundgang, Kamera, Alarm, Meldung eines Dritten).
- Maßnahmen: was die Wachkraft tat und wen sie informierte, mit Uhrzeiten.
- Beweise: Fotos, Videomaterial, Gegenstände – und wo sie aufbewahrt werden.
- Offene Punkte: was noch zu tun ist, und von wem.
Wie erfasse ich Zeugen und Beweise eines Vorfalls?
Zeugen mit Namen, Kontaktdaten und ihren eigenen Worten in Anführungszeichen; Beweise, ohne sie zu bewegen, vor Ort fotografiert und mit einer Notiz zu jedem, der sie angefasst hat. Erfassen Sie nur die personenbezogenen Daten, die nötig sind.
- Zeugen: Lassen Sie sie mit eigenen Worten sagen, was sie gesehen haben, ohne Suggestivfragen („Was haben Sie gesehen?“ statt „Haben Sie gesehen, wie er es genommen hat?“).
- Getrennt: Versammeln Sie Zeugen nicht an einem Ort, wo sie sich absprechen, bevor sie erfasst sind.
- Fotos: bevor irgendjemand etwas anfasst, mit Uhrzeit und Ort, aus der Ferne und aus der Nähe.
- Gegenstände: Müssen sie bewegt werden, halten Sie fest, wer, wann, wo sie verwahrt wurden – und jede weitere Übergabe.
Die Beweiskette festzuhalten – wer welches Stück wann hatte – ist gute Praxis, damit man ihm später vertrauen kann. Ob und wie es als Beweismittel dient, entscheiden die zuständigen Behörden, nicht der Bericht.
Wie lange darf Videomaterial nach einem Vorfall in Griechenland aufbewahrt werden?
Nach der Richtlinie 1/2011 der griechischen Datenschutzbehörde darf Material eines Vorfalls gegen den Verantwortlichen bis zu 30 Tage und eines Vorfalls, der einen Dritten betrifft, bis zu 3 Monate aufbewahrt werden. Ohne Vorfall wird es spätestens nach 15 Arbeitstagen gelöscht – der Ausschnitt muss also sofort gesichert werden.
Die griechische Datenschutzbehörde erklärt, dass die Richtlinie 1/2011 neben der DSGVO und dem Gesetz 4624/2019 weiter gilt. Artikel 8 der Richtlinie sieht vor:
- Ohne Vorfall: Löschung spätestens nach 15 Arbeitstagen.
- Vorfall gegen den Verantwortlichen: Aufbewahrung des relevanten Materials bis zu 30 Tage.
- Vorfall, der einen Dritten betrifft: bis zu 3 Monate.
- Notieren Sie im Bericht, welche Kameras die Stelle erfassten und welcher Zeitraum relevant ist.
- Bitten Sie die für das System zuständige Person, vor der automatischen Löschung nur den relevanten Ausschnitt zu exportieren.
- Halten Sie fest, wer ihn exportiert hat, wann und wo er gespeichert ist.
- Prüfen Sie, ob die Systemuhr mit der tatsächlichen Zeit übereinstimmt, und notieren Sie jede Abweichung.
- Notieren Sie das Datum, an dem die Aufbewahrungsfrist endet.
Wer der Verantwortliche ist und wer über den Export von Material entscheidet, sollte vorab feststehen – im Bewachungsvertrag oder in den Postenanweisungen –, nicht mitten im Vorfall diskutiert werden.
Wie übergebe ich einen Vorfall an die Polizei?
Geben Sie den Beamten, was sie aus Bericht und Beweisen anfordern, und halten Sie im Bericht fest, was an wen und wann übergeben wurde. Behalten Sie das Original und eine Kopie von allem, was Sie übergeben haben.
- Notieren Sie die Uhrzeit des Anrufs, die Ankunftszeit und die Angaben der anwesenden Beamten.
- Erhalten Sie ein Aktenzeichen oder eine Vorgangsnummer, tragen Sie sie in den Bericht ein.
- Erfassen Sie jeden übergebenen Gegenstand und jeden Videoausschnitt: was, an wen, wann.
- Ändern Sie den Bericht nach der Übergabe nicht; neue Informationen kommen als datierte Ergänzung hinzu.
- Informieren Sie Kunde und Aufsicht darüber, was übergeben wurde.
Die Wachkraft beschreibt und sichert; sie ermittelt nicht. Speziell zu Ladendiebstahl lesen Sie den Ratgeber zur Verlustprävention im Einzelhandel. OVIT führt Rundgänge, Vorfälle und Berichte auf der Guardly-Plattform zusammen, damit jeder Vorfall mit Uhrzeiten, Maßnahmen und Verantwortlichem im selben Live-Bild für Einsatzteam und Kunde steht.
Auf einen Blick
- Schreiben Sie sofort, mit genauen Uhrzeiten und Orten – nicht am Wochenende.
- Beschreiben Sie, was Sie gesehen und gehört haben; kennzeichnen Sie jede Einschätzung als solche.
- 5W-Struktur: wer, was, wann, wo, wie – und das „Warum“ nur, wenn es bekannt ist.
- Halten Sie fest, wer welches Beweisstück wann hatte, und korrigieren Sie nur durch datierte Ergänzungen.
- Griechische Richtlinie 1/2011: Vorfallmaterial bis zu 30 Tage (gegen den Verantwortlichen) oder 3 Monate (Dritte); vor der Löschung sichern.
Häufige Fragen
Wie schnell muss ein Vorfallbericht geschrieben werden?
Sobald der Vorfall unter Kontrolle ist, solange die Erinnerung frisch ist. Die Uhrzeit der Erstellung steht im Bericht, getrennt von den Uhrzeiten des Vorfalls.
Wie lange darf Videomaterial eines Vorfalls in Griechenland aufbewahrt werden?
Nach Artikel 8 der Richtlinie 1/2011 der griechischen Datenschutzbehörde bis zu 30 Tage bei einem Vorfall gegen den Verantwortlichen und bis zu 3 Monate bei einem Vorfall, der einen Dritten betrifft. Ohne Vorfall wird es spätestens nach 15 Arbeitstagen gelöscht.
Darf ich einen Vorfallbericht nach der Abgabe korrigieren?
Nicht durch Löschen des Originaltexts. Jede Korrektur oder neue Information wird als Ergänzung mit Datum, Uhrzeit und Name des Verfassers hinzugefügt.
Quellen
Jeder rechtliche oder lohnbezogene Punkt in diesem Ratgeber wurde anhand der folgenden amtlichen Quellen geprüft.
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