Rapport d’incident : comment rédiger un rapport qui tient

• Immédiat : rédigé à chaud, pas en fin de semaine.
• Précis : « à 02:14, la porte de chargement B était ouverte de 30 cm » plutôt que « une porte a été trouvée ouverte ».
• Complet : il inclut aussi ce qui n’a pas bien fonctionné — un retard, une erreur.
• Inaltéré : les corrections sont des ajouts datés, jamais des suppressions du texte d’origine.
• Signé : avec le nom de l’auteur, la date et l’heure de rédaction.

• « Il était ivre » → « il sentait l’alcool, titubait, parlait de façon confuse ».
• « Elle était agressive » → « elle criait, a frappé le comptoir du poing, a dit : … ».
• « Il a tenté de voler » → « il a mis deux paquets dans son sac et s’est dirigé vers la sortie sans passer en caisse ».
• « Individu suspect » → « homme d’environ 30 ans, blouson noir, resté 20 minutes près du portail 2 en regardant la caméra ».

Si vous devez noter une appréciation, signalez-la clairement : « J’estime que… » ou « Le témoin a déclaré que… ». Ne l’écrivez jamais comme un fait.

1. Données : numéro du rapport, site, poste, auteur, date et heure de rédaction.
2. Quand : heure de détection, heure de chaque évolution importante, heure de fin.
3. Où : l’endroit exact (étage, porte, couloir), pas seulement « dans le bâtiment ».
4. Qui : personnes impliquées, témoins, personnes prévenues — avec une description à défaut de nom.
5. Quoi : ce qui a été observé, dans l’ordre chronologique.
6. Comment : comment l’incident a été détecté (ronde, caméra, alarme, signalement d’un tiers).
7. Actions : ce que l’agent a fait et qui il a prévenu, avec les heures.
8. Preuves : photos, images vidéo, objets — et où ils sont conservés.
9. Points en suspens : ce qui reste à faire, et par qui.

• Témoins : demandez-leur de dire ce qu’ils ont vu avec leurs mots, sans questions orientées (« Qu’avez-vous vu ? » plutôt que « L’avez-vous vu le prendre ? »).
• Séparément : ne réunissez pas les témoins au même endroit pour en discuter avant de les entendre.
• Photos : avant que quiconque ne touche à quoi que ce soit, avec heure et lieu, de loin et de près.
• Objets : s’ils doivent être déplacés, notez qui, quand, où ils ont été rangés, et chaque remise ultérieure.

Consigner la chaîne de possession — qui a détenu chaque élément et quand — est une bonne pratique pour qu’on puisse s’y fier plus tard. Savoir si et comment il servira de preuve relève des autorités compétentes, pas du rapport.

L’autorité grecque de protection des données indique que la directive 1/2011 s’applique toujours, aux côtés du RGPD et de la loi 4624/2019. L’article 8 de la directive prévoit :

• Sans incident : effacement au plus tard sous 15 jours ouvrables.
• Incident visant le responsable du traitement : conservation des images utiles jusqu’à 30 jours.
• Incident concernant un tiers : jusqu’à 3 mois.

1. Notez dans le rapport quelles caméras couvraient l’endroit et la plage horaire utile.
2. Demandez au gestionnaire du système d’extraire uniquement l’extrait utile avant l’effacement automatique.
3. Consignez qui l’a extrait, quand, et où il est conservé.
4. Vérifiez si l’horloge du système correspond à l’heure réelle et notez tout écart.
5. Notez la date à laquelle la durée de conservation expire.

Qui est le responsable du traitement et qui décide de l’extraction des images doit être écrit à l’avance, dans le contrat de gardiennage ou les consignes de poste — pas débattu en plein incident.

1. Notez l’heure de l’appel, l’heure d’arrivée et l’identité des policiers présents.
2. Si l’on vous donne un numéro d’affaire ou de procès-verbal, inscrivez-le dans le rapport.
3. Consignez chaque objet ou extrait vidéo remis : quoi, à qui, quand.
4. Ne modifiez pas le rapport après la remise ; toute nouvelle information s’ajoute en complément daté.
5. Informez le client et le superviseur de ce qui a été remis.

L’agent décrit et sécurise ; il n’enquête pas. Pour le vol en magasin en particulier, voyez le guide sur la prévention des pertes dans le commerce. OVIT réunit rondes, incidents et rapports dans la plateforme Guardly, afin que chaque incident porte ses heures, ses actions et son responsable dans la même image en direct pour l’équipe des opérations et le client.