KPIs για να μετράτε την εταιρεία φύλαξης

Η φύλαξη γίνεται κυρίως όταν δεν είστε εκεί. Οι δείκτες υπάρχουν για να απαντούν σε ένα ερώτημα: έγινε αυτό που πληρώσατε; Γι’ αυτό μετράνε αποτελέσματα που ελέγχονται, όχι εντυπώσεις.

• Κάλυψη θέσεων: ήταν κάθε θέση επανδρωμένη όλες τις ώρες που προβλέπει η σύμβαση;
• Ολοκλήρωση σημείων ελέγχου: σκαναρίστηκαν τα σημεία της περιπολίας στα προβλεπόμενα χρονικά παράθυρα;
• Χρόνος αντικατάστασης: όταν λείπει φύλακας, σε πόσο χρόνο καλύπτεται η θέση;
• Χρόνος απόκρισης και αναφοράς: πόσο γρήγορα αντέδρασε ο φύλακας σε ένα συμβάν και πόσο γρήγορα το μάθατε εσείς;
• Πληρότητα αναφορών: περιέχουν οι αναφορές όλα τα πεδία που συμφωνήθηκαν;
• Εναλλαγή προσωπικού στον χώρο σας: πόσοι διαφορετικοί φύλακες πέρασαν από τη θέση σας και πόσοι ήταν καινούργιοι;

• Κάλυψη θέσεων (%) = ώρες με φύλακα παρόντα στη θέση ÷ ώρες που προβλέπει η σύμβαση × 100. Ορίστε τι σημαίνει «παρών»: για παράδειγμα, από την καταγεγραμμένη έναρξη βάρδιας στη θέση μέχρι τη λήξη της, με κάθε κενό να αφαιρείται.
• Ολοκλήρωση σημείων ελέγχου (%) = σκαναρίσματα μέσα στο συμφωνημένο χρονικό παράθυρο ÷ σκαναρίσματα που προβλέπει το πρόγραμμα περιπολιών × 100. Ένα σκανάρισμα εκτός παραθύρου μετριέται χωριστά, όχι ως επιτυχία.
• Χρόνος αντικατάστασης (λεπτά) = από τη στιγμή που η θέση μένει ακάλυπτη (ή που ο φύλακας δηλώνει ότι δεν θα έρθει, αν είναι νωρίτερα) μέχρι την καταγεγραμμένη άφιξη του αντικαταστάτη στη θέση.
• Χρόνος απόκρισης (λεπτά) = από την ειδοποίηση ή τον εντοπισμό του συμβάντος μέχρι την πρώτη καταγεγραμμένη ενέργεια του φύλακα επί τόπου.
• Χρόνος αναφοράς (λεπτά ή ώρες) = δύο μετρήσεις: από τον εντοπισμό μέχρι την ενημέρωσή σας, και από τον εντοπισμό μέχρι την ολοκληρωμένη γραπτή αναφορά.
• Πληρότητα αναφορών (%) = αναφορές με όλα τα υποχρεωτικά πεδία συμπληρωμένα ÷ αναφορές που οφείλονταν × 100. Τα υποχρεωτικά πεδία τα ορίζει ένα πρότυπο που επισυνάπτεται στη σύμβαση.
• Εναλλαγή προσωπικού στον χώρο σας = αριθμός φυλάκων που εργάστηκαν στη θέση σας για πρώτη φορά μέσα στον μήνα, σε σχέση με τη σταθερή ομάδα της θέσης. Μετράει τη σταθερότητα στον δικό σας χώρο, όχι την εναλλαγή της εταιρείας συνολικά.

Ένας δείκτης που λείπει από τη λίστα, εσκεμμένα: ο αριθμός συμβάντων. Λιγότερα αναφερόμενα συμβάντα μπορεί να σημαίνουν ασφαλέστερο χώρο ή απλώς λιγότερες αναφορές. Παρακολουθήστε τον, αλλά μην τον βάλετε στόχο.

Ο ίδιος δείκτης έχει διαφορετική αξία ανάλογα με την πηγή του. Ένα ποσοστό που υπολογίζει ο πάροχος από δικό του υπολογιστικό φύλλο σάς ζητά να τον εμπιστευτείτε. Ένα ποσοστό που βγαίνει από τις ίδιες τις καταγραφές, τις οποίες μπορείτε να ανοίξετε, ελέγχεται.

• Ζητήστε πρόσβαση στις αρχικές καταγραφές, όχι μόνο στα ποσοστά.
• Συμφωνήστε ποιο σύστημα είναι η επίσημη πηγή κάθε δείκτη.
• Ελέγχετε δειγματοληπτικά: διαλέξτε μία νύχτα και συγκρίνετε την αναφορά βάρδιας με τις περιπολίες και τα συμβάντα της.

Η OVIT συγκεντρώνει περιπολίες, συμβάντα και αναφορές στην πλατφόρμα Guardly, ώστε ο πελάτης να βλέπει την ίδια ζωντανή εικόνα με την ομάδα επιχειρήσεων αντί για μια περίληψη στο τέλος του μήνα.

Δεν υπάρχει επαληθευμένο «σωστό» νούμερο για κανέναν από αυτούς τους δείκτες. Ένας χώρος με μία στατική θέση και ένα εργοτάξιο με νυχτερινές περιπολίες χρειάζονται διαφορετικούς στόχους. Γι’ αυτό ο στόχος είναι αποτέλεσμα συζήτησης, όχι αντιγραφή.

• Ορισμός και τύπος για κάθε δείκτη, όπως παραπάνω.
• Πηγή δεδομένων: ποιο σύστημα ή ποιο έγγραφο μετράει.
• Στόχος: π.χ. «ενημέρωση του πελάτη για συμβάν που αφορά πρόσωπα εντός 15 λεπτών» — παράδειγμα, όχι πρότυπο της αγοράς· τον αριθμό τον συμφωνείτε με τον πάροχο.
• Εξαιρέσεις: τι δεν μετράει (π.χ. καθυστέρηση που προκάλεσε ο ίδιος ο πελάτης).
• Συνέπεια: τι γίνεται όταν ο στόχος χάνεται — γραπτή εξήγηση, σχέδιο διόρθωσης με ημερομηνία, και τι ακολουθεί αν η απόκλιση επαναληφθεί.
• Συχνότητα αναφοράς: μηνιαία, με τα δεδομένα του μήνα συνημμένα.

Για τη σύμβαση συνολικά, δείτε τι πρέπει να ρωτήσετε πριν υπογράψετε και πώς επιλέγετε εταιρεία φύλαξης.

1. Οι δείκτες του μήνα δίπλα στους στόχους και στον προηγούμενο μήνα.
2. Κάθε απόκλιση: τι συνέβη, γιατί, και τι αλλάζει ώστε να μην επαναληφθεί.
3. Τα συμβάντα του μήνα: τι έγινε, πόσο γρήγορα, τι έμαθε η ομάδα.
4. Ανοιχτά θέματα από την προηγούμενη ανασκόπηση: έκλεισαν;
5. Αλλαγές στον χώρο σας που επηρεάζουν τη φύλαξη (νέες είσοδοι, ωράρια, εκδηλώσεις).
6. Γραπτά πρακτικά με ενέργειες, υπεύθυνο και προθεσμία.

Κοιτάξτε την τάση, όχι μόνο τον μήνα. Ένας δείκτης που πέφτει τρεις μήνες στη σειρά λέει περισσότερα από έναν κακό μήνα.

• Στόχος «λιγότερα συμβάντα»: ενθαρρύνει να μην καταγράφονται. Ο φύλακας που αναφέρει ένα πρόβλημα κάνει τη δουλειά του.
• Μόνο ποσοστά, χωρίς λεπτομέρεια: ένα 98% κάλυψης δεν λέει αν το κενό ήταν μία ώρα κάθε νύχτα ή μία ολόκληρη βάρδια.
• Είκοσι δείκτες αντί για έξι: κανείς δεν τους διαβάζει, και τα σημαντικά χάνονται.
• Αυτοαξιολόγηση: ο πάροχος δηλώνει, κανείς δεν ελέγχει.
• Ανασκόπηση χωρίς συνέπεια: αν μια απόκλιση δεν οδηγεί ποτέ σε ενέργεια, ο δείκτης γίνεται τυπικότητα.