Λογισμικό διαχείρισης φύλαξης: τι να ζητάτε από τον πάροχο
Ένα καλό λογισμικό διαχείρισης φύλαξης σας δείχνει την ίδια εικόνα που βλέπει ο πάροχος: περιπολίες με χρονοσήμανση, συμβάντα με τεκμήρια, αναφορές, το πρόγραμμα βαρδιών και το ιστορικό. Ζητήστε πρόσβαση στο ιστορικό, εξαγωγή των δεδομένων σας και ρόλους πρόσβασης γραμμένα στη σύμβαση. Αν ο πάροχος δεν μπορεί να σας δείξει τι έγινε χθες το βράδυ χωρίς να σας στείλει email, δεν έχετε ορατότητα· έχετε υποσχέσεις.
Ενημέρωση: 5′ ανάγνωση
Τι πρέπει να βλέπει ο πελάτης σε ένα λογισμικό φύλαξης;
Πέντε πράγματα: περιπολίες, συμβάντα, αναφορές, βάρδιες και ιστορικό. Όλα με ώρα, τοποθεσία και όνομα, χωρίς να μεσολαβεί κάποιος να τα συντάξει.
- Περιπολίες: ποια σημεία ελέγχου σαρώθηκαν, πότε και από ποιον, και ποια παραλείφθηκαν. Δείτε τον οδηγό για τις περιπολίες με σημεία ελέγχου.
- Συμβάντα: τι συνέβη, πότε αναφέρθηκε, με φωτογραφίες ή σημειώσεις, ποιος ενήργησε και πότε έκλεισε.
- Αναφορές: η αναφορά βάρδιας και οι περιοδικές αναφορές, διαθέσιμες χωρίς να τις ζητήσετε. Ο οδηγός για την αναφορά βάρδιας δείχνει τι πρέπει να περιέχουν.
- Βάρδιες: ποιος ήταν προγραμματισμένος, ποιος ήρθε και πότε, και πώς έγινε η παράδοση.
- Ιστορικό: όλα τα παραπάνω για προηγούμενους μήνες, με αναζήτηση, όχι μόνο το σήμερα.
Γιατί έχει σημασία να βλέπω τα δεδομένα ζωντανά;
Επειδή η αναφορά που έρχεται εκ των υστέρων δείχνει μόνο ό,τι επέλεξε κάποιος να γράψει. Η ζωντανή εικόνα δείχνει τι συμβαίνει τώρα, και κάνει τα κενά ορατά.
Μια περιπολία που καταγράφεται τη στιγμή που γίνεται δεν μπορεί να συμπληρωθεί το πρωί. Ένα συμβάν που ανοίγει στο σύστημα με ώρα αφήνει ίχνος ακόμη κι αν κανείς δεν το αναφέρει τηλεφωνικά. Αυτή η διαφορά μετατρέπει τη φύλαξη από υπόσχεση σε κάτι που μετριέται.
Η OVIT λειτουργεί με την πλατφόρμα Guardly: κάθε θέση, περιπολία, συμβάν πρόσβασης και περιστατικό μπαίνει σε ένα ζωντανό αρχείο, και η ομάδα του πελάτη βλέπει την ίδια εικόνα με το κέντρο επιχειρήσεων, από το πρώτο σήμα ως την τελική αναφορά.
Σε ποιον ανήκουν τα δεδομένα της φύλαξης και μπορώ να τα πάρω;
Αυτό ορίζεται στη σύμβαση, και πρέπει να το ορίσετε εσείς. Ζητήστε γραπτώς ότι τα αρχεία της εγκατάστασής σας θα σας παραδίδονται σε αναγνώσιμη μορφή, και τι γίνεται με αυτά όταν λήξει η συνεργασία.
- Εξαγωγή: μπορείτε να κατεβάσετε περιπολίες, συμβάντα και αναφορές σε μορφή που ανοίγει χωρίς το λογισμικό του παρόχου;
- Διάρκεια: για πόσο χρόνο κρατιέται το ιστορικό και ποιος το αποφασίζει;
- Λήξη: τι παίρνετε μαζί σας όταν αλλάξετε πάροχο, σε πόσο χρόνο, και πότε διαγράφονται τα δεδομένα από το σύστημά του;
- Προσωπικά δεδομένα: τα αρχεία περιέχουν ονόματα, ώρες και τοποθεσίες ανθρώπων· η σύμβαση πρέπει να λέει ποιος είναι υπεύθυνος για αυτά και για ποιο σκοπό χρησιμοποιούνται.
Το ιστορικό είναι το πιο πολύτιμο μέρος της συνεργασίας όταν αλλάζετε εταιρεία. Ο οδηγός για την αλλαγή εταιρείας security εξηγεί πώς γίνεται η μετάβαση χωρίς κενά.
Ποιος πρέπει να έχει πρόσβαση στο λογισμικό φύλαξης;
Ο καθένας μόνο σε ό,τι χρειάζεται για τη δουλειά του. Ο υπεύθυνος εγκατάστασης βλέπει τη δική του εγκατάσταση, η διοίκηση όλες, και ο φύλακας μόνο τη βάρδια και τις οδηγίες του.
- Ρόλοι πρόσβασης ανά εγκατάσταση και ανά άτομο, που τους διαχειρίζεστε ή τους αλλάζετε εύκολα.
- Άμεση αφαίρεση πρόσβασης όταν κάποιος φεύγει από την εταιρεία σας.
- Καταγραφή του ποιος είδε ή άλλαξε τι, ώστε ένα αρχείο να μη διορθώνεται σιωπηλά.
- Ξεχωριστή ορατότητα για ευαίσθητα συμβάντα, που δεν τα βλέπουν όλοι.
Τι να ρωτήσω τον πάροχο φύλαξης για το λογισμικό του;
Ζητήστε επίδειξη με μια πραγματική εγκατάσταση και κάντε δέκα συγκεκριμένες ερωτήσεις. Οι απαντήσεις πρέπει να φαίνονται στην οθόνη, όχι να περιγράφονται.
- Τι βλέπω εγώ, ως πελάτης, και τι βλέπει μόνο το κέντρο σας;
- Δείξτε μου τις περιπολίες της χθεσινής νύχτας: ώρες, σημεία, παραλείψεις.
- Πώς καταγράφεται ένα συμβάν και σε πόσο χρόνο το μαθαίνω;
- Μπορεί κάποιος να αλλάξει μια καταχώριση εκ των υστέρων, και φαίνεται η αλλαγή;
- Πώς φαίνεται ποιος ήρθε στη βάρδια και πότε;
- Πόσο πίσω πηγαίνει το ιστορικό που μπορώ να δω;
- Σε ποια μορφή μπορώ να εξαγάγω τα δεδομένα μου;
- Τι παραλαμβάνω όταν λήξει η σύμβαση;
- Πώς ορίζονται και ανακαλούνται οι προσβάσεις των δικών μου ανθρώπων;
- Μπορώ να επικοινωνήσω με το κέντρο μέσα από το σύστημα, και καταγράφεται η επικοινωνία;
Βάλτε αυτές τις ερωτήσεις δίπλα στις ερωτήσεις πριν υπογράψετε με μια εταιρεία security.
Ποια είναι τα προειδοποιητικά σημάδια σε ένα λογισμικό φύλαξης;
Δεδομένα που φτάνουν μόνο ως PDF στο τέλος του μήνα, καταχωρίσεις χωρίς ώρα ή τοποθεσία, και ένα σύστημα που ο πάροχος δεν μπορεί να σας δείξει ζωντανά.
- Πρόσβαση μόνο σε συνοπτικές αναφορές, ποτέ στις αρχικές καταχωρίσεις.
- Περιπολίες σε στρογγυλές ώρες, όλες τέλειες, κάθε νύχτα.
- Κανένας τρόπος εξαγωγής, ή εξαγωγή μόνο «κατόπιν αιτήματος».
- Η επίδειξη γίνεται μόνο με ενδεικτικά δεδομένα και ποτέ δεν φτάνει σε μια πραγματική εγκατάσταση με τα δικά σας δικαιώματα πρόσβασης.
Με μια ματιά
- Ζητήστε να βλέπετε την ίδια εικόνα με τον πάροχο: περιπολίες, συμβάντα, αναφορές, βάρδιες, ιστορικό.
- Η καταγραφή τη στιγμή που γίνεται κάτι κάνει τα κενά ορατά· η αναφορά εκ των υστέρων τα κρύβει.
- Γράψτε στη σύμβαση την εξαγωγή των δεδομένων σας και τι παραλαμβάνετε όταν λήξει.
- Πρόσβαση ανά ρόλο, άμεση ανάκληση, και καταγραφή κάθε αλλαγής.
- Ζητήστε επίδειξη με πραγματικά δεδομένα και τις δέκα ερωτήσεις του οδηγού.
Συχνές ερωτήσεις
Τι είναι το λογισμικό διαχείρισης φύλαξης;
Ένα σύστημα που καταγράφει τη δουλειά της φύλαξης τη στιγμή που γίνεται: περιπολίες, συμβάντα, αναφορές και βάρδιες, και τη δείχνει στον πελάτη και στο κέντρο επιχειρήσεων.
Μπορώ να πάρω τα δεδομένα μου αν αλλάξω εταιρεία security;
Μόνο αν το γράφει η σύμβαση. Ζητήστε από την αρχή εξαγωγή σε αναγνώσιμη μορφή, προθεσμία παράδοσης στη λήξη και ημερομηνία διαγραφής από το σύστημα του παρόχου.
Αρκεί η μηνιαία αναφορά της εταιρείας φύλαξης;
Όχι. Η μηνιαία αναφορά είναι περίληψη. Χρειάζεστε πρόσβαση στις αρχικές καταχωρίσεις με ώρα και τοποθεσία, για να ελέγξετε τι έγινε μια συγκεκριμένη νύχτα.
Θέλετε να το δούμε για τον δικό σας χώρο;
Μιλήστε με την ομάδα επιχειρήσεων της OVIT — απαντά άνθρωπος.