Logiciel de gestion du gardiennage : ce qu’il faut exiger du prestataire

Un bon logiciel de gestion du gardiennage vous montre la même image que voit votre prestataire : rondes horodatées, incidents avec preuves, rapports, planning des vacations et historique. Exigez l’accès à l’historique, l’export de vos données et des rôles d’accès, inscrits au contrat. Si le prestataire ne peut pas vous montrer ce qui s’est passé hier soir sans vous envoyer un e-mail, vous n’avez pas de visibilité ; vous avez des promesses.

Mis à jour: 14 octobre 20265 min de lecture

Que doit voir le client dans un logiciel de gardiennage ?

Cinq choses : les rondes, les incidents, les rapports, les vacations et l’historique. Le tout avec une heure, un lieu et un nom, sans intermédiaire qui les rédige.

Rondes : quels points de contrôle ont été validés, quand et par qui, et lesquels ont été manqués. Voir le guide des rondes à points de contrôle.
Incidents : ce qui s’est passé, quand cela a été signalé, avec photos ou notes, qui a agi et quand l’incident a été clos.
Rapports : le rapport de vacation et les rapports périodiques, disponibles sans les demander. Le guide du rapport de vacation montre ce qu’ils doivent contenir.
Vacations : qui était planifié, qui est venu et quand, et comment s’est faite la relève.
Historique : tout cela sur les mois passés, avec recherche, pas seulement aujourd’hui.

Pourquoi est-il important de voir les données en temps réel ?

Parce qu’un rapport reçu après coup ne montre que ce que quelqu’un a choisi d’écrire. L’image en temps réel montre ce qui se passe maintenant, et rend les manques visibles.

Une ronde enregistrée au moment où elle a lieu ne peut pas être complétée le lendemain matin. Un incident ouvert dans le système avec une heure laisse une trace même si personne ne téléphone. Cette différence transforme le gardiennage d’une promesse en quelque chose que l’on peut mesurer.

OVIT s’appuie sur la plateforme Guardly : chaque poste, ronde, événement d’accès et incident entre dans un registre en temps réel, et l’équipe du client voit la même image que le centre d’opérations, du premier signal au rapport final.

À qui appartiennent les données de sécurité, et puis-je les récupérer ?

C’est le contrat qui le fixe, et c’est à vous de le fixer. Demandez par écrit que les registres de votre site vous soient remis dans un format lisible, et ce qu’il en advient à la fin du contrat.

Export : pouvez-vous télécharger rondes, incidents et rapports dans un format lisible sans le logiciel du prestataire ?
Conservation : combien de temps l’historique est-il gardé, et qui le décide ?
Sortie : que récupérez-vous en changeant de prestataire, dans quel délai, et quand les données sont-elles supprimées de son système ?
Données personnelles : les registres contiennent des noms, des heures et des lieux ; le contrat doit dire qui en est responsable et à quelle fin elles servent.

L’historique est la partie la plus précieuse de la relation quand vous changez de société. Le guide pour changer de société de sécurité explique comment passer le relais sans trou.

Qui doit avoir accès au logiciel de gestion du gardiennage ?

Chacun, uniquement à ce dont il a besoin pour son travail. Le responsable de site voit son site, le siège les voit tous, et l’agent ne voit que sa vacation et ses consignes.

Des rôles d’accès par site et par personne, faciles à gérer ou à modifier.
Un accès retiré immédiatement quand quelqu’un quitte votre entreprise.
Un journal de qui a consulté ou modifié quoi, pour qu’un registre ne puisse pas être corrigé en silence.
Une visibilité restreinte pour les incidents sensibles.

Quelles questions poser au prestataire sur son logiciel ?

Demandez une démonstration sur un site réel et posez dix questions précises. Les réponses doivent se voir à l’écran, pas se raconter.

Que vois-je en tant que client, et que voit seulement votre centre ?
Montrez-moi les rondes de la nuit dernière : heures, points, oublis.
Comment un incident est-il enregistré, et en combien de temps suis-je informé ?
Quelqu’un peut-il modifier une saisie après coup, et la modification se voit-elle ?
Comment voir qui a pris son poste et à quelle heure ?
Jusqu’où remonte l’historique que je peux consulter ?
Dans quel format puis-je exporter mes données ?
Que reçois-je à la fin du contrat ?
Comment les accès de mes collaborateurs sont-ils accordés et retirés ?
Puis-je échanger avec votre centre dans le système, et l’échange est-il conservé ?

Ajoutez-les aux questions à poser avant de signer avec une société de sécurité.

Quels sont les signaux d’alerte dans un logiciel de gardiennage ?

Des données qui n’arrivent qu’en PDF en fin de mois, des saisies sans heure ni lieu, et un système que le prestataire ne peut pas vous montrer en direct.

Un accès aux seuls rapports de synthèse, jamais aux saisies d’origine.
Des rondes à heures rondes, toutes parfaites, chaque nuit.
Aucun export possible, ou un export « sur demande » seulement.
Une démonstration toujours sur données fictives, qui n’arrive jamais à un site réel avec vos propres droits d’accès.

En bref

Exigez de voir la même image que votre prestataire : rondes, incidents, rapports, vacations, historique.
Enregistrer au moment où les choses se passent rend les manques visibles ; le rapport après coup les cache.
Inscrivez au contrat l’export de vos données et ce que vous récupérez à la sortie.
Accès par rôle, retrait immédiat et journal de chaque modification.
Demandez une démonstration sur données réelles avec les dix questions de ce guide.

Questions fréquentes

Qu’est-ce qu’un logiciel de gestion du gardiennage ?

Un système qui enregistre le travail de sécurité au moment où il se fait (rondes, incidents, rapports et vacations) et le montre au client et au centre d’opérations.

Puis-je récupérer mes données si je change de société de sécurité ?

Seulement si le contrat le prévoit. Exigez dès le départ un export dans un format lisible, un délai de remise à la sortie et une date de suppression dans le système du prestataire.

Le rapport mensuel de la société de gardiennage suffit-il ?

Non. Un rapport mensuel est une synthèse. Il vous faut l’accès aux saisies d’origine, avec heure et lieu, pour vérifier ce qui s’est passé une nuit donnée.

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