Consignes de poste (post orders) : comment les rédiger

Le contrat dit ce que le client achète. Les consignes disent comment c’est assuré concrètement, sur un site précis. Sans elles, le service dépend de la mémoire de chaque agent.

• Constance : le remplaçant du dimanche fait la même chose que l’agent habituel.
• Intégration rapide : un nouvel agent apprend le poste dans un document, pas par ouï-dire.
• Redevabilité : le client et le superviseur disposent d’une référence concrète à contrôler.

• Missions : ce que fait l’agent, avec des verbes : « contrôle », « consigne », « prévient ». Pas « veille à la sécurité ».
• Horaires : heures du poste, moment de la relève et ce qui est transmis (clés, matériel, points en suspens).
• Règles d’accès : qui entre, par où, avec quel justificatif ; comment sont enregistrés visiteurs, fournisseurs et véhicules.
• Parcours de ronde : points de contrôle, ordre et fréquence, avec un plan si possible.
• Urgences : incendie, malaise, effraction, coupure de courant, évacuation — en cohérence avec le plan d’urgence du bâtiment.
• Contacts : superviseur, équipe des opérations, interlocuteur du client, maintenance, services d’urgence.
• Escalade : qui est prévenu, dans quel ordre et dans quel délai.
• Rapports : ce qui est consigné à chaque vacation et pour chaque incident, et où.
• Actions interdites : ce que l’agent ne fait jamais à ce poste.
• Gestion des versions : numéro, date, qui a validé, ce qui a changé.

1. Informations du document : poste, site, numéro de version, date d’effet, signatures de validation.
2. Description du site : entrées, points critiques, heures d’ouverture, plan.
3. Horaires et relève : heures, liste de passation.
4. Missions selon l’heure : ce qui se fait en début, en cours et en fin de vacation.
5. Contrôle d’accès : règles pour le personnel, les visiteurs, les fournisseurs, les véhicules.
6. Rondes : parcours, points de contrôle, fréquence.
7. Procédures d’urgence : un pas-à-pas court par scénario.
8. Contacts : noms, fonctions, téléphones, heures de disponibilité.
9. Escalade : qui, dans quel ordre, dans quel délai.
10. Rapports : quoi, quand, où c’est consigné.
11. Actions interdites.
12. Historique des modifications et émargement de lecture par chaque agent.

Écrivez pour l’agent qui les lira à 3 heures du matin : phrases courtes, une étape par ligne, aucune généralité.

Quand une consigne concerne une personne — un suspect, un visiteur agressif, un vol — écrivez ce que l’agent observe, consigne et qui il prévient, et quand les autorités compétentes sont appelées. Si le client demande davantage, le prestataire doit confirmer que c’est légal avant de l’écrire.

• Vidéosurveillance : si le poste surveille des caméras, l’Autorité grecque de protection des données rappelle qu’elles ne servent pas à surveiller ni à évaluer les salariés (article 27 de la loi 4624/2019).
• Conservation : la directive 1/2011 impose l’effacement des images sous 15 jours ouvrables au plus en l’absence d’incident (article 8). Les consignes doivent s’y conformer, pas la contourner.
• Panneaux : des panneaux bien visibles avant le champ des caméras (article 12) — l’agent peut vérifier qu’ils restent en place.

• Client : le responsable du site confirme règles d’accès, horaires, contacts et priorités.
• Prestataire : le superviseur ou le responsable des opérations confirme que les consignes sont tenables avec l’effectif et les heures convenus, et qu’elles restent dans le cadre de la loi.
• Agents : chaque agent affecté au poste signe qu’il a lu la version en vigueur.

Demandez que les consignes de poste soient mentionnées dans le contrat. Voir les questions à poser à une société de sécurité avant de signer.

• Déclencheurs : nouvelles entrées ou nouveaux horaires, changement de contacts, travaux, nouvel équipement, incident révélant une lacune.
• Version : nouveau numéro, date d’effet, courte note sur ce qui a changé.
• Retrait : les anciennes versions sont retirées du poste pour qu’une seule soit en vigueur.
• Briefing : le superviseur explique le changement aux agents et recueille de nouveaux émargements.