Sicherheit für Reedereien: Büro, Unterlagen, Führungskräfte

Das Büro einer Reederei wird bewacht wie jedes Büro – mit drei entscheidenden Unterschieden: viele verschiedene Besucherströme – Seeleute, Agenten, Makler, Lieferanten, Kunden –, die sich nicht vermischen sollen, vertrauliche Geschäftsunterlagen und Crew-Akten, die geschlossene Zonen brauchen, und Führungskräfte und Reeder mit öffentlichem Profil. Oft wird auch nach Feierabend gearbeitet, denn Schiffe machen abends keine Pause. Dieser Leitfaden betrifft nur das Büro an Land: Die Sicherheit von Schiffen und Hafenanlagen hat ihren eigenen maritimen Rahmen und bleibt außen vor.

Aktualisiert: 14. Oktober 20266 Min. LesezeitQuellen: 3

Was braucht die Bewachung eines Reederei-Büros?

Die Grundlagen jedes Firmengebäudes – Empfang, Zutrittskontrolle, Schließrunde, Berichte – und darauf Regeln für Besucherströme, Unterlagen und Führungskräfte. Der Unterschied sind nicht mehr Wachleute, sondern klarere Zonen.

Empfangszone: offen für alle mit Termin; hier wartet jeder Besucher.
Besprechungszone: Besprechungsräume und Crew-Bereiche, die ein Besucher nur mit seinem Gastgeber betritt.
Geschlossene Zonen: Befrachtung, Finanzen, Recht, Crewing, Geschäftsleitung – nur Mitarbeitende mit Karte.

Die Grundlagen des Empfangs – Anmeldung, Ausweise, Kuriere, Tailgating, Evakuierung – beschreibt der Leitfaden Sicherheit für Büro und Empfang. Hier geht es um das, was für die Schifffahrt typisch ist.

Die Sicherheit von Schiffen und Hafenanlagen folgt eigenen maritimen Regeln und wird hier nicht behandelt. Für Standorte am Wasser siehe den Leitfaden zu Häfen und Marinas.

Wie organisiert man den Empfang, wenn Seeleute, Agenten und Kunden kommen?

Jede Besuchergruppe hat ihren eigenen Weg: Der Wachmann weiß vorab, wer kommt, zu welcher Abteilung und wer ihn abholt. Seeleute, die wegen Papieren oder einer Einweisung kommen, warten nicht im selben Raum wie ein Charterer mitten in der Verhandlung.

Seeleute und Bewerber: Tagesliste der Crewing-Abteilung, Wartebereich in deren Nähe, kein Umherlaufen zwischen den Etagen.
Agenten, Makler, Charterer: Termin vom Gastgeber angemeldet, Abholung am Empfang, Begleitung bis zum Raum.
Technische Lieferanten und Inspektoren: Abteilung, Uhrzeit, Begleitung; brauchen sie Zugang zu Akten, genehmigt das ein Verantwortlicher, nicht der Wachmann.
Kuriere mit Dokumenten: Übergabe mit Unterschrift und Uhrzeit im Buch; nichts bleibt ohne Empfänger am Tresen liegen.

Einen Ausweis zu zeigen oder Daten anzugeben ist eine Zutrittsbedingung des Unternehmens, keine Befugnis des Wachmanns. Der Besucher kann sie annehmen oder ablehnen; lehnt er ab, kommt er nicht hinein, und der Wachmann informiert den Gastgeber. Kein Druck, und der Wachmann tritt nie als Behörde auf – das Gesetz verbietet Sicherheitspersonal, den Titel „Polizist“ oder Begriffe zu verwenden, die den Eindruck erwecken, es vertrete eine öffentliche Behörde (Gesetz 2518/1997, Art. 4 §2). Die Schritte von der Einladung bis zum Gehen stehen im Leitfaden Zutrittskontrolle für Besucher.

Wie schützt eine Reederei vertrauliche Unterlagen?

Mit geschlossenen Zonen, einer Clean-Desk-Regel und einer Kontrolle zum Tagesende. Der Wachmann liest, fotografiert und bewegt keine Unterlagen; er dokumentiert, was offen liegt, und informiert die benannte Person.

Was sensibel ist: Charterverträge und Angebote, Finanzdaten, Rechtsakten, Crew-Akten mit personenbezogenen Daten von Seeleuten.
Besprechungsräume: nach jedem Termin mit Externen von Papieren und Whiteboards geräumt.
Drucker und Aktenvernichtungsbehälter: in geschlossenen Zonen, nicht neben dem Besucherwartebereich.
Schließrunde: Schränke verschlossen, Räume leer, Büros der Geschäftsleitung zu – mit Zeitstempel.

Legen Sie in der Dienstanweisung fest, was der Wachmann bei einem offenen Schrank oder einer offenen Akte tut: Raum abschließen, die Tür fotografieren statt des Dokuments, melden. Siehe, wie man eine Dienstanweisung schreibt.

Wie sichert man ein Reederei-Büro nach Feierabend, wenn noch gearbeitet wird?

Mit einer namentlichen Liste aller, die länger bleiben oder später kommen, einer Erfassung jedes Kommens und Gehens und Regeln für nächtliche Lieferungen. Das Gebäude ist nie wirklich „geschlossen“, wenn im dritten Stock jemand Schiffe verfolgt.

Liste außerhalb der Bürozeiten: alle im Dienst oder in Bereitschaft, mit ihren Etagen; gepflegt vom Unternehmen, nicht vom Wachmann.
Nachtlieferungen: Dokumente oder Ersatzteile, die sofort raus müssen, werden am Eingang angenommen und erfasst; der Kurier fährt nicht nach oben.
Reinigung und Technik: mit Zeiten angemeldet, ohne Zugang zu geschlossenen Zonen.
Alleinarbeit: Wer spät allein arbeitet, weiß, wie er den Wachmann erreicht.

Wie viele Posten nötig sind, um alle Stunden abzudecken, steht in Wie viele Sicherheitskräfte brauche ich?.

Wie werden Führungskräfte und Reeder geschützt?

Im Büro: kontrollierte Ankunft und Abfahrt, ein geschützter Terminkalender und eine feste Antwort für unangemeldete Besucher – der Empfang bestätigt nie, ob jemand im Haus ist. Außerhalb gelten die Maßnahmen für Reisen und, wo nötig, Personenschutz.

Unangemeldete Besucher: „Ich gebe seinem Büro Bescheid“ – nie „er ist da“ oder „er ist nicht da“.
Terminkalender: nur denen bekannt, die ihn brauchen; nicht in einem gemeinsamen Kalender, den man am Empfang sieht.
Parken und Eingang: fester Platz und fester Weg, kein Warten auf der Straße.
Beschwerden und Spannungen: ein verärgerter Besucher oder ehemaliger Mitarbeiter wird dokumentiert, die Geschäftsleitung noch am selben Tag informiert.

Für Geschäftsreisen siehe den Leitfaden Sicherheit für Führungskräfte auf Reisen; für Begleitung und Personenschutz den Leitfaden Personenschutz.

Was gilt für Events und Videoüberwachung im Reederei-Büro?

Ein Event im Büro braucht eine Gästeliste, einen kontrollierten Eingang und verschlossene Etagen mit Unterlagen. Kameras helfen an den Eingängen – mit Hinweisschildern, kurzer Speicherdauer und nie zur Überwachung der Belegschaft.

Events: namentliche Liste, ein Eingang, nummerierte Garderobe, Etagen außerhalb des Events verschlossen. Mehr im Leitfaden Sicherheit bei Veranstaltungen.
Schilder: gut sichtbar, vor dem Erfassungsbereich, mit Verantwortlichem, Zweck und Kontakt (Richtlinie 1/2011, Art. 12).
Speicherdauer: Löschung spätestens nach 15 Arbeitstagen, wenn kein Vorfall eintritt (Art. 8).
Personal: Die griechische Datenschutzbehörde stellt klar, dass Videoüberwachung nicht zur Überwachung oder Bewertung von Beschäftigten dienen darf (Art. 27 Gesetz 4624/2019).

Der Wachmann arbeitet für ein Unternehmen nach Gesetz 2518/1997 und besitzt eine persönliche Arbeitserlaubnis der Kategorie A oder B (Art. 3). Bei OVIT werden Runden, Vorfälle und Berichte mit Zeitstempel am Smartphone erfasst, und die Geschäftsleitung sieht alles in einem Live-Bild über die Guardly-Plattform; in der Einsatzzentrale antwortet ein echter Mensch. Für Ihr Büro: Angebot anfordern.

Auf einen Blick

Zonen: Empfang für alle, Besprechungsräume nur mit Gastgeber, geschlossene Abteilungen nur mit Karte.
Jeder Besucherstrom – Seeleute, Agenten, Lieferanten, Kuriere – hat seinen Weg und wird vorher angemeldet.
Der Wachmann liest und bewegt keine Unterlagen; er schließt den Raum ab und meldet.
Der Empfang bestätigt nie, ob eine Führungskraft im Haus ist.
Schiffs- und Hafenanlagensicherheit haben ihren eigenen maritimen Rahmen und sind ein eigenes Thema.

Häufige Fragen

Deckt dieser Leitfaden Schiffssicherheit oder den ISPS-Code ab?

Nein. Die Sicherheit von Schiffen und Hafenanlagen folgt eigenen maritimen Regeln. Dieser Leitfaden betrifft nur die Büros an Land.

Darf der Wachmann von einem Seemann oder Besucher einen Ausweis verlangen?

Nur als Zutrittsbedingung, die das Unternehmen festgelegt hat. Der Besucher kann ablehnen; dann kommt er nicht hinein, und der Wachmann informiert den Gastgeber – ohne Druck.

Was sagt der Empfang, wenn jemand ohne Termin nach dem Reeder fragt?

Dass er dessen Büro Bescheid gibt. Er bestätigt weder Anwesenheit noch Abwesenheit und notiert Namen und Uhrzeit.

Quellen

Jeder rechtliche oder lohnbezogene Punkt in diesem Ratgeber wurde anhand der folgenden amtlichen Quellen geprüft.

Sollen wir uns Ihr Objekt ansehen?

Sprechen Sie mit dem OVIT-Einsatzteam — ein Mensch antwortet.

Angebot anfordern