Φύλαξη ναυτιλιακών εταιρειών: γραφεία, έγγραφα, στελέχη

• Ζώνη υποδοχής: ανοιχτή για όσους έχουν ραντεβού· εδώ κάθεται και περιμένει κάθε επισκέπτης.
• Ζώνη συνεργασίας: αίθουσες συσκέψεων και χώροι για ναυτικούς, όπου ο επισκέπτης πηγαίνει μόνο με τον οικοδεσπότη του.
• Κλειστές ζώνες: chartering, οικονομικά, νομικό, τμήμα πληρωμάτων, γραφεία διοίκησης — μόνο εργαζόμενοι με κάρτα.

Τα βασικά της reception — καταγραφή, κάρτες, courier, tailgating, εκκένωση — περιγράφονται στον οδηγό για την ασφάλεια γραφείων και reception. Εδώ μένουμε σε ό,τι είναι ιδιαίτερο στη ναυτιλία.

Η ασφάλεια των πλοίων και των λιμενικών εγκαταστάσεων ακολουθεί δικούς της ναυτιλιακούς κανόνες και δεν καλύπτεται εδώ. Για χώρους στην ακτή δείτε τον οδηγό για λιμάνια και μαρίνες.

• Ναυτικοί και υποψήφιοι: λίστα της ημέρας από το τμήμα πληρωμάτων, χώρος αναμονής κοντά στο τμήμα, όχι περιφορά στους ορόφους.
• Πράκτορες, μεσίτες, ναυλωτές: ραντεβού δηλωμένο από τον οικοδεσπότη, παραλαβή από την reception, συνοδεία ως την αίθουσα.
• Τεχνικοί προμηθευτές και επιθεωρητές: τμήμα, ώρα, συνοδός· αν χρειάζονται πρόσβαση σε αρχεία, την εγκρίνει υπεύθυνος, όχι ο φύλακας.
• Courier με έγγραφα: παράδοση με υπογραφή και ώρα στο βιβλίο· τίποτα δεν μένει στον πάγκο χωρίς παραλήπτη.

Η επίδειξη ταυτότητας ή η καταγραφή στοιχείων είναι όρος εισόδου που ορίζει η εταιρεία, όχι εξουσία του φύλακα. Ο επισκέπτης μπορεί να τον αποδεχθεί ή να τον αρνηθεί· αν αρνηθεί, δεν μπαίνει, και ο φύλακας ειδοποιεί τον οικοδεσπότη. Δεν ασκεί πίεση και δεν παρουσιάζεται ως αρχή — ο νόμος απαγορεύει στο προσωπικό ασφαλείας να χρησιμοποιεί τον τίτλο «αστυνομικός» ή εκφράσεις που παραπλανούν ότι εκπροσωπεί δημόσια αρχή (ν. 2518/1997, άρθρο 4 §2). Τα βήματα από την πρόσκληση ως την αποχώρηση είναι στον οδηγό για τον έλεγχο πρόσβασης επισκεπτών.

• Τι είναι ευαίσθητο: ναυλοσύμφωνα και προσφορές, οικονομικά στοιχεία, νομικοί φάκελοι, φάκελοι πληρωμάτων με προσωπικά δεδομένα ναυτικών.
• Αίθουσες συσκέψεων: καθαρίζονται από χαρτιά και πίνακες μετά από κάθε συνάντηση με εξωτερικούς.
• Εκτυπωτές και κάδοι καταστροφής: σε κλειστές ζώνες, όχι δίπλα στην αναμονή επισκεπτών.
• Γύρος κλεισίματος: ντουλάπια κλειδωμένα, αίθουσες άδειες, γραφεία διοίκησης κλειστά — με χρονοσήμανση.

Γράψτε στις οδηγίες θέσης τι κάνει ο φύλακας όταν βρει ανοιχτό ντουλάπι ή φάκελο: κλειδώνει τον χώρο, φωτογραφίζει την πόρτα και όχι το έγγραφο, και ενημερώνει. Δείτε πώς γράφονται οι οδηγίες θέσης.

• Λίστα εκτός ωραρίου: όσοι έχουν βάρδια ή επιφυλακή, με τους ορόφους τους· ενημερώνεται από την εταιρεία, όχι από τον φύλακα.
• Παραδόσεις τη νύχτα: έγγραφα ή ανταλλακτικά που πρέπει να φύγουν άμεσα παραλαμβάνονται στην είσοδο και καταγράφονται· ο κούριερ δεν ανεβαίνει.
• Καθαριότητα και τεχνικοί: δηλωμένοι με ώρες, χωρίς πρόσβαση στις κλειστές ζώνες.
• Μοναχική εργασία: όποιος δουλεύει μόνος αργά ξέρει πώς ειδοποιεί τον φύλακα.

Για το πόσες θέσεις χρειάζονται ώστε να καλύπτονται όλες οι ώρες, δείτε πόσους φύλακες χρειάζομαι.

• Απρόσκλητοι επισκέπτες: «θα ενημερώσω το γραφείο του» — ποτέ «είναι μέσα» ή «λείπει».
• Πρόγραμμα: γνωστό σε όσους το χρειάζονται· όχι σε κοινόχρηστο ημερολόγιο ορατό στην reception.
• Στάθμευση και είσοδος: συγκεκριμένη θέση και διαδρομή, χωρίς αναμονή στον δρόμο.
• Παράπονα και εντάσεις: ένας δυσαρεστημένος επισκέπτης ή πρώην εργαζόμενος καταγράφεται και ενημερώνεται η διοίκηση την ίδια μέρα.

Για επαγγελματικά ταξίδια δείτε τον οδηγό ασφάλειας στελεχών σε ταξίδια· για συνοδεία και προσωπική ασφάλεια, τον οδηγό προσωπικής ασφάλειας VIP.

• Εκδηλώσεις: λίστα ανά όνομα, ένα σημείο εισόδου, γκαρνταρόμπα με αριθμό, κλειδωμένοι όροφοι εκτός χώρου εκδήλωσης. Περισσότερα στον οδηγό για την ασφάλεια εκδηλώσεων.
• Πινακίδες: ευδιάκριτες, πριν από το πεδίο της κάμερας, με υπεύθυνο, σκοπό και στοιχεία επικοινωνίας (Οδηγία 1/2011, άρθρο 12).
• Τήρηση: διαγραφή σε 15 εργάσιμες ημέρες το πολύ αν δεν υπάρξει περιστατικό (άρθρο 8).
• Προσωπικό: η Αρχή αναφέρει ότι η βιντεοεπιτήρηση δεν επιτρέπεται για παρακολούθηση ή αξιολόγηση εργαζομένων (άρθρο 27 ν. 4624/2019).

Ο φύλακας εργάζεται για εταιρεία του ν. 2518/1997 με προσωπική άδεια εργασίας κατηγορίας Α΄ ή Β΄ (άρθρο 3). Στην OVIT, γύροι, συμβάντα και αναφορές καταγράφονται από το κινητό με χρονοσήμανση, και η διοίκηση τα βλέπει σε μία ζωντανή εικόνα μέσω της πλατφόρμας Guardly· στο κέντρο επιχειρήσεων απαντά πραγματικός άνθρωπος. Για τα γραφεία σας, ζητήστε πρόταση.