Πώς διαβάζω μια προσφορά φύλαξης, γραμμή-γραμμή

Ο ν. 2518/1997, άρθρο 4 §1α, όπως τροποποιήθηκε από το άρθρο 159 ν. 5187/2025, ορίζει ότι η επωνυμία περιλαμβάνει τη φράση «ιδιωτική επιχείρηση παροχής υπηρεσιών ασφαλείας» και ότι τα έγγραφα της εταιρείας γράφουν τον αριθμό της άδειας λειτουργίας. Η προσφορά είναι έγγραφο της εταιρείας — άρα το πρώτο που κοιτάτε είναι αν τα έχει.

• Επωνυμία και ΑΦΜ: η εταιρεία που γράφει την προσφορά πρέπει να είναι αυτή που θα υπογράψει τη σύμβαση και θα στείλει τους φύλακες.
• Αριθμός άδειας λειτουργίας: η άδεια ισχύει πέντε χρόνια και ανανεώνεται μόνο αν ισχύουν ακόμη οι προϋποθέσεις (άρθρο 2 §3)· ζητήστε και την ημερομηνία της. Πώς την ελέγχετε, θα το βρείτε στον οδηγό ελέγχου άδειας εταιρείας security.
• Ημερομηνία, ισχύς προσφοράς και υπογράφων: ποιος δεσμεύει την εταιρεία και μέχρι πότε ισχύει αυτό που γράφει.

Κάθε θέση πρέπει να είναι μια γραμμή με όνομα και σημείο («κεντρική πύλη», «περιπολία περιμέτρου»), ημέρες και ώρες έναρξης και λήξης, καθώς και τον τρόπο που χωρίζεται σε βάρδιες. Η φράση «24ωρη φύλαξη» χωρίς ανάλυση δεν είναι γραμμή· είναι υπόσχεση.

1. Αθροίστε τις ώρες ανά εβδομάδα. Πύλη Δευτέρα–Παρασκευή 07:00–19:00 = 5 × 12 = 60 ώρες. Θέση όλο το εικοσιτετράωρο, όλες τις ημέρες = 168 ώρες.
2. Διαιρέστε με το 40. Η πλήρης απασχόληση είναι 40 ώρες την εβδομάδα (ΚΕΔ, άρθρο 189). Οι 60 ώρες είναι 1,5 πλήρεις θέσεις· οι 168 είναι 4,2 — πριν από άδειες, ασθένειες και αντικαταστάσεις.
3. Σημειώστε τις ώρες με προσαύξηση. Οι ώρες 22:00–06:00 έχουν προσαύξηση 25% (άρθρο 150) και οι Κυριακές και αργίες 75% (άρθρο 219). Μια βάρδια 19:00–07:00 έχει 8 νυχτερινές ώρες από τις 12.

Το άθροισμα αυτό είναι το μέτρο όλης της προσφοράς: με αυτό ελέγχετε πόσους ανθρώπους γράφει και αν η τιμή στέκει. Πόσους φύλακες χρειάζεται ο δικός σας χώρος, το εξηγεί ο οδηγός πόσους φύλακες χρειάζομαι.

• Αριθμός ατόμων στην ομάδα: συγκρίνετέ τον με τις πλήρεις θέσεις που βγάλατε από τις ώρες. Αν οι 168 ώρες «καλύπτονται» από δύο ανθρώπους, ρωτήστε ποιος δουλεύει τις υπόλοιπες.
• Άδεια εργασίας κάθε φύλακα: το προσωπικό ασφαλείας χρειάζεται προσωπική άδεια εργασίας κατηγορίας Α΄ ή Β΄, που ισχύει πέντε χρόνια (ν. 2518/1997, άρθρο 3 §1 και §6). Η προσφορά να γράφει την κατηγορία και να δεσμεύεται για τους αριθμούς.
• Δηλωμένο προσωπικό: η εταιρεία δηλώνει κάθε μήνα στην αστυνομία το προσωπικό της, με τον αριθμό άδειας εργασίας και τη θέση του καθενός (άρθρο 4). Άρα οι αριθμοί υπάρχουν· δεν υπάρχει λόγος να μη σας δοθούν.
• Σταθερότητα και ενημέρωση: ότι η ομάδα είναι σταθερή και ότι κάθε νέος φύλακας ενημερώνεται στις οδηγίες θέσης πριν πιάσει βάρδια.

• Εποπτεία: όνομα ή ρόλος του επόπτη, συχνότητα επισκέψεων ή ελέγχων, και τι αφήνει ως ίχνος (καταγραφή ελέγχου, σημείωση στην αναφορά).
• Περιπολίες: διαδρομή, συχνότητα και σημεία ελέγχου, ώστε να φαίνεται πότε πέρασε ο φύλακας από πού — δείτε τις περιπολίες με σημεία ελέγχου.
• Αναφορές: αναφορά βάρδιας, αναφορά συμβάντος και περιοδική αναφορά προς εσάς — με συχνότητα και μορφή.
• Αντικατάσταση: μέγιστος χρόνος από τη στιγμή που ο φύλακας δεν εμφανίζεται μέχρι να βρίσκεται άλλος στη θέση, και ποιος σας ειδοποιεί.

Στην OVIT, οι περιπολίες, τα συμβάντα και οι αναφορές καταγράφονται στην πλατφόρμα Guardly, ώστε ο πελάτης να βλέπει την ίδια εικόνα με την ομάδα επιχειρήσεων — όχι μόνο αυτό που γράφει η προσφορά.

• Εξοπλισμός της εταιρείας: στολή, μέσο επικοινωνίας, φακός, συσκευή ή εφαρμογή καταγραφής περιπολιών — περιλαμβάνεται ή χρεώνεται χωριστά;
• Τι διαθέτετε εσείς: χώρος φυλακίου, πρόσβαση σε κάμερες ή συναγερμό, κλειδιά. Ποιος τα παραλαμβάνει και πώς επιστρέφονται.
• Ασφάλιση αστικής ευθύνης: ο ν. 2518/1997 δεν την επιβάλλει, οπότε η προσφορά πρέπει να λέει αν υπάρχει και τι καλύπτει. Τι να ζητήσετε, το εξηγεί ο οδηγός ασφάλισης αστικής ευθύνης.
• Όροι σύμβασης: διάρκεια, αναπροσαρμογή, υπεργολαβία, λήξη και παράδοση. Τους όρους που πρέπει να γραφτούν τους αναλύει ο οδηγός όροι σύμβασης φύλαξης.
• Εξαιρέσεις: ό,τι δεν περιλαμβάνεται, γραμμένο ρητά — όχι να ανακαλυφθεί στο πρώτο τιμολόγιο.

Εδώ χρησιμεύει το άθροισμα της ενότητας για τις ώρες: οι ώρες ανά εβδομάδα, οι πλήρεις θέσεις που αντιστοιχούν, οι νυχτερινές ώρες και οι Κυριακές. Ζητήστε από την εταιρεία να δείξει, γραμμή-γραμμή, πώς η τιμή της πληρώνει νόμιμα αυτές τις ώρες μαζί με την εποπτεία και τις αναφορές που υπόσχεται. Αν δεν μπορεί, απορρίψτε την προσφορά: η διαφορά κάπου λείπει, συνήθως από τον ίδιο τον φύλακα. Τι ακριβώς κόβεται σε μια τέτοια προσφορά, το δείχνει ο οδηγός πότε απορρίπτετε μια πολύ χαμηλή προσφορά.

Ανάμεσα στις προσφορές που περνούν αυτόν τον έλεγχο, επιλέγετε με νομιμότητα, ανθρώπους, εποπτεία και αναφορές — όχι με την τιμή. Τι επηρεάζει το κόστος της φύλαξης εξηγείται στον οδηγό κόστος φύλαξης.

• Λείπει ο αριθμός άδειας λειτουργίας: η εταιρεία δεν γράφει στο έγγραφό της αυτό που ο νόμος της ζητά να γράφει.
• «24ωρη φύλαξη» χωρίς πίνακα ωρών: δεν ξέρετε τι αγοράζετε, άρα ούτε τι λείπει.
• Λιγότεροι φύλακες από όσους βγάζουν οι ώρες: κάποιος θα δουλεύει περισσότερο από όσο δηλώνεται, ή η θέση θα μένει κενή.
• Καμία αναφορά στην άδεια εργασίας των φυλάκων.
• Εποπτεία και αντικατάσταση χωρίς αριθμούς.
• Ένα συνολικό ποσό χωρίς γραμμές: δεν μπορείτε να ελέγξετε ούτε τις ώρες ούτε τις προσαυξήσεις.
• Καμία λέξη για ασφάλιση αστικής ευθύνης.

Μια ελλιπής προσφορά δεν απορρίπτεται πάντα αμέσως· ζητήστε γραπτώς τις γραμμές που λείπουν. Για το τι να ρωτήσετε στη συνέχεια, δείτε τις ερωτήσεις πριν υπογράψετε, και όταν είστε έτοιμοι, ζητήστε προσφορά από την OVIT για τον χώρο σας.