Comment vérifier que l’agent est vraiment à son poste

• Passages aux points de contrôle : chaque ronde laisse une heure et un lieu, par NFC ou QR. Voir comment fonctionnent les rondes à points de contrôle.
• Horodatage des rapports : un rapport de vacation rédigé pendant la vacation a des heures de saisie réparties tout au long, pas toutes à la fin.
• Visites du superviseur : le superviseur du prestataire passe au poste et consigne sa visite.
• Contrôles inopinés : des visites sans prévenir, par le prestataire ou par vous.
• Tours du client : vous ou un collaborateur passez sur le site à des heures différentes.
• Tests de réactivité : un appel ou une demande convenus, auxquels l’agent doit répondre dans un délai fixé.

• Ils prouvent : que l’appareil de lecture est passé par un point à une heure donnée ; qu’un rapport a été saisi à ce moment ; que le superviseur a trouvé le poste tenu au moment de sa visite.
• Ils ne prouvent pas : que l’agent était au poste entre deux passages ; qu’il a regardé attentivement ; que c’est lui, et non un autre, qui tenait l’appareil.
• Signaux d’alerte : passages à heures rondes, durées entre points incompatibles avec les distances, longs trous inexpliqués, toutes les saisies en fin de vacation.

D’où l’intérêt de croiser les signaux. Un passage à 03 h 10 et une visite indépendante à 03 h 40 qui trouve l’agent à son poste en disent bien plus que dix passages seuls.

• Heures irrégulières : une visite chaque mardi à 22 h ne contrôle rien.
• Liste fixe : le poste est-il tenu ? L’agent connaît-il les consignes de poste ? Le rapport de vacation est-il à jour ?
• Consignez : notez l’heure et vérifiez ensuite que votre visite figure dans les registres de la vacation.
• Les constats vont au prestataire : transmettez ce que vous trouvez au responsable du prestataire, par écrit.

Vous pouvez vérifier les autorisations lors de la même visite ; voir le guide vérifier l’autorisation d’une société de sécurité.

1. Canal : téléphone du poste, radio ou application — pas le portable personnel de l’agent.
2. Demande : décrocher, ou badger un point de contrôle désigné au moment du test.
3. Délai : le délai de réponse convenu avec le prestataire, écrit au contrat.
4. Trace : heure de la demande, heure de la réponse, résultat.
5. Fréquence : à intervalles irréguliers, sans gêner le travail du poste.

Pour la rédaction de ces clauses, voir les clauses du contrat de sécurité et les indicateurs de performance, où les résultats des tests peuvent aussi être suivis.

L’Autorité hellénique de protection des données le dit expressément. Les caméras d’un site servent à protéger les personnes et les biens, pas à regarder ce que fait l’agent. Pour les règles, voir le guide vidéosurveillance et RGPD.

• Contrôles ouverts : les agents savent à l’avance qu’il existe des points de contrôle, des visites et des tests de réactivité.
• Au contrat : chaque moyen de contrôle est convenu avec le prestataire, pas improvisé.
• Par le prestataire : les constats vont au responsable du prestataire, qui est l’employeur de l’agent.

OVIT réunit rondes, incidents et rapports dans la plateforme Guardly : le client voit la même vue en direct que l’équipe d’exploitation — sans avoir à surveiller qui que ce soit.

1. Appelez le centre d’exploitation du prestataire pour un remplacement immédiat.
2. Notez l’heure à laquelle vous avez trouvé le poste découvert et celle où il a été repris.
3. Vérifiez ce que disent les registres sur la même période.
4. Demandez au responsable du prestataire une explication écrite et une action corrective.
5. Abordez le sujet à la revue mensuelle ; si cela se répète, reconsidérez le prestataire.